일반직원 사용방법

공동연락처 등록하기

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Written by docswave
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Docswave의 ‘공동연락처’를 활용하여 거래 협력처, 고객사 등의 외부파트너 정보를 등록하고 관리할 수 있습니다.

또한 등록된 외부파트너의 메일주소를 이용하여 결재문서에 ‘외부수신자’로 추가할 수 있습니다. (결재선 외부 수신자 추가하기)

결재문서에 추가된 ‘외부수신자’는 결재가 완료되면, 최종승인 내용을 메일로 확인할 수 있습니다.

**참고사항 

  • 내가 등록한 외부파트너 정보를 다른 조직원도 확인할 수 있으며, 누구든지 결재문서에 외부수신자로 추가할 수 있습니다.
  • 모든 관리자는 공동 연락처의 모든 정보를 수정/삭제 할 수 있습니다.

▶ 공동 연락처 메뉴로 접속합니다.

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1. 공동연락처 리스트

조직원이 등록한 모든 외부파트너의 정보를 확인할 수 있습니다.

* ‘MY’ 버튼을 클릭하면, 내가 등록한 연락처만 볼 수 있습니다.

2. 공동연락처 그룹관리

‘그룹관리’ 버튼입니다. 이 버튼을 클릭하면, 아래와 같이 ‘Group management 팝업’이 나타납니다.

a) 그룹명을 입력하고 + 버튼을 누르면 등록됩니다.

b) 그룹명을 수정하고  ‘수정 이미지’ 버튼을 클릭하면 그룹명이 수정됩니다.

c) 삭제할 그룹의 ‘휴지통이미지’ 버튼을 클릭하면 그룹을 삭제할 수 있습니다.

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3.  공동 연락처 추가

Add Contacts(연락처 추가)버튼이나 Google Contacts 버튼을 이용하여 ‘공동연락처를 추가’할 수 있습니다.

*Add Contacts(연락처 추가)으로 추가 (직접 추가)

a) 그룹, 이름, 조직명, 직급/직책 등의 외부 파트너 정보를 입력합니다.

*이메일은 필수이며, 외부연락처의 사용자 프로필사진을 넣을수 있습니다.

b) 모든 내용 입력 후, ‘OK’ 버튼을 누르면 연락처가 등록됩니다.

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*Google Contacts 으로 추가(불러 오기)

a) Google Contacts 버튼을 클릭한 뒤 사용자를 선택하고 OK 버튼을 누릅니다.

※ Google Contacts로 공동연락처를 추가하신 후 상세정보는(그룹,이름, 직급/직책, 조직명 등) 별도로 입력을 해주시기 바랍니다

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4. 공동연락처 수정하기

연락처를 수정하려면 수정할 외부파트너의 이름을 클릭합니다. *다른 사람이 등록한 연락처는 수정할 수 없습니다. (관리자는 수정가능)

a) 연락처 내용을 수정/변경한 뒤 OK 버튼을 눌러 완료합니다.

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5. 공동연락처 삭제하기 

 연락처를 삭제하려면, 삭제할 연락처를 체크한 뒤, ‘Delete‘ 버튼을 누르면 처리완료됩니다.

*다른 사람이 등록한 연락처는 삭제할 수 없습니다. (단, 관리자는 가능)

6. 다수의 연락처 그룹변경

여러 명의 연락처의 그룹을 변경하려면, 연락처들을 체크한 뒤  ‘Modify group‘ 버튼을 눌러서  변경합니다.

7. Docswave추천하기

협력처, 거래처 혹은 고객에게 Docswave를 추천해줄 수 있는 기능입니다. 연락처를 선택한 다음, ‘Recommend Docswave(Docswave 추천하기)’ 버튼을 클릭하면 ‘추천 이메일’이 발송됩니다.

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