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구글 드라이브의 Docswave 폴더를 수정/삭제하지 마세요!

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Written by docswave

마스터계정의 구글 드라이브의 “[Docswave] 조직 폴더”에 대한 안내입니다.

1.  마스터계정은 변경이 불가능합니다.

– Docswave의 마스터계정은 Docswave의 모든 문서와 데이터를 소유합니다. 따라서 마스터계정의 소유자가 퇴사하거나, 계정이 삭제될 경우를 고려하여 “별도의 어드민 계정”을 이용하시길 바랍니다.

예) docswaveadmin@mycompany.com / contact@mycompany.com

– 현재 기술적인 문제와 구글정책에 의해서 마스터계정을 변경할 수가 없습니다. 불가피하게 변경해야할 경우, 다시 Docswave 조직을 생성하셔야 합니다.

참고로 기존에 사용하던 Docswave 조직은 삭제하거나 그대로 유지하셔도 됩니다. 삭제해야 한다면, 조직관리 메뉴를 통해서 삭제신청을 해주세요.

2. 마스터계정의 “Docswave 폴더”와 권한

Docswave 폴더는 마스터계정이 조직을 생성하는 것과 동시에 마스터계정의 구글 드라이브에 자동 생성됩니다.  또한 Docswave에 등록하는 기안양식과 결재문서 등은 모두 Docswave 폴더에 저장됩니다. 따라서 마스터계정은 Docswave에서 뿐만 아니라 구글 드라이브를 통해서도 데이터들을 검색할 수 있습니다. 

마스터계정은 Docswave와 Docswave 폴더의 소유자입니다. 따라서 모든 문서를 열람할 수 있고 내용을 수정하거나 삭제할 수 있습니다. 더 알아보기

3. Docswave 폴더의 공유 그리고 제한

혹시 조직원들에게 모든 문서가 공유될까봐 걱정되세요?

Docswave 폴더는 일반 조직원들의 드라이브에서는 보이지 않습니다. 또한 본인과 관련있는 문서와 파일들만 공유되기 때문에 결재 프로세스의 결재자/수신자/회람자로 포함되지 않는 한 Docswave나 구글 드라이브에서 문서를 볼 수 없습니다.

*단 Docswave의 문서관리자는 마스터계정과 유사한 권한을 가지고 있기 때문에 모든 문서를 열람/삭제할 수 있습니다. 더 알아보기

4. Docswave 폴더의 공유설정을 변경하지 마세요!

Docswave 폴더 안에는 모든 데이터가 저장되지만, 각각의 문서와 데이터들에 공유된 조직원과 그 권한들이 다릅니다. 따라서 Docswave 폴더를 전 직원에게 공유하거나 프라이빗(개인) 상태로 변경하지 마세요. 변경 시, 다른 조직원에게 결재 문서들이 공유되어 우려하던 일이 발생할 수 있습니다.

Google Apps for Work를 사용하는 기업은 Google Apps의 드라이브 설정을 유의하세요. “구글 드라이브에 저장되는 데이터의 링크 공유”가 회사의 모든 사용자와 공유될 경우, 모든 조직원이 구글 드라이브를 통해 문서를 검색할 수 있게 됩니다.

관리콘솔 > 앱 > Google Apps > 드라이브 > 공유 설정 확인하기

5. Docswave 폴더를 삭제하지 마세요!

Docswave에서 기안문서 작성할 때, [Google Drive에서 편리하게 편집하기] 버튼을 보신 적 있으세요? 그 버튼을 클릭하면, 사용자는 Docswave에서 작성중이던 문서 그대로 구글 드라이브에서도 동일하게 작성할 수 있습니다. 이와 같은 이유는 기안자가 기안양식을 클릭함과 동시에 Docswave 폴더에도 동일한 문서가 만들어졌기 때문입니다.

만약 구글 드라이브의 Docswave 폴더가 삭제된다면 폴더 안의 문서양식이 사라져서 기안문서를 작성할 수 없고, 기존에 완료된 결재문서도 Docswave에서 열람할 수 없게 됩니다. 구글 드라이브에서도 역시 더이상 문서와 파일들을 찾을 수 없게 됩니다.

따라서 마스터계정의 Docswave 폴더가 삭제되지 않도록 유의해주시기 바랍니다. 또한 마스터계정도 삭제되지 않도록 유의해주세요!

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