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구글 캘린더와 문서양식 연동하기

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Written by docswave

외부 활동을 조직원들과 공유할 때, 일정을 어떻게 공유하시는 편이신가요? 저희 Docswave 팀 같은 경우 구글 캘린더로 모든 일정을 관리 및 공유합니다.

Docswave 기안문서와도 일정 연동이 편리하여, 손쉽게 일정을 추가하실 수 있는 장점으로, 현재 많은 조직들이 사용중입니다.

Docswave Premium 서비스를 이용하는 조직은 구글문서 양식과 구글 캘린더를 연동할 수 있습니다.

‘지출결의’, ‘품의’ 및 ‘출장 요청’ 등과 같은 다양한 구글 문서양식들과 캘린더를 연동해보세요!


관리자 설정

1. 양식에 캘린더 연동하기

2. 캘린더 환경설정하기

 일반 조직원 사용법

1. 일정 등록하기

2. 등록된 일정 Docswave에서 확인하기

3. 일정수정하기


관리자 설정

 

1. 캘린더 연동 설정하기

 

 

본 설정은 마스터 계정 및 문서관리자가 설정 가능합니다!

(1) [관리자] 메뉴 “문서양식” 메뉴로 접속하고 문서 양식을 클릭합니다.

(2) 워크플로우 설정 항목 중에서 ‘캘린더 연동’의 스위치를 ON 상태로 변경합니다. [필수입력항목]을 선택하면, 문서를 기안할 때 일정을 필수 입력해야만 합니다.

  • ON을 선택하면, 5분 이내에 마스터계정의 구글 캘린더에 양식명으로 캘린더가 생성됩니다. (조직원들에게 캘린더 초대메일 발송)

(3)  [저장] 버튼을 클릭하여 설정을 완료합니다.

※ 캘린더 정보

  • 캘린더 명(이름)은 “양식 제목”으로 생성됩니다.
  • 캘린더 연동이 되면 해당 양식 오른쪽에 아이콘이 생성됩니다.

출장신청서

 

2. 캘린더 환경설정

 

2017-09-07 15;39;05

 

마스터 계정의 경우, 캘린더에 대한 수정 및 공유 권한이 있습니다. 하지만 그 외 조직원들은 일정 수정이 어렵습니다.

캘린더에 대한 수정 및 공유 권한을 마스터 계정이 부여할 수 있습니다.

  • 캘린더 이름은 조직원들이 각자 수정이 가능합니다.

공유 권한 설정은 마스터 계정과 조직원이 차이가 있습니다. 권한에 대한 설명은 도움말: 다른 사용자의 보기 권한 조정을 참조하세요.

  • 마스터 계정 : 일정 변경 및 공유 관리
  • 조직원 : 모든 일정 세부 정보 보기
  • 조직원이 일정을 변경할 수 있는 권한을 부여하려면 [일정 변경] 을 부여 후 저장하세요.

 


일반 조직원 사용법

 

1. 일정 등록하기

 

2017-09-08 10;27;27

 

  • 기안문서 내용과는 별도로 캘린더 등록을 꼭 하셔야 연동이 됩니다.
  • [일정제목]은 캘린더에 등록되는 일정의 제목으로써 기안자가 작성하는 대로 등록됩니다.
  • 캘린더에 등록될 날짜와 시간을 설정할 수 있습니다.
  • 최종 승인이 된 문서만 구글 캘린더에 일정이 등록이 됩니다.
  • 기안문서 프로세스 설정과는 별도로, 조직내 전 조직원들에게 일정이 공유가 됩니다.

 

2. 등록된 캘린더 일정 Docswave에서 확인하기

 

이번주 일정

최종 승인이 된 기안문서의 일정은 Docswave의 메인화면의 이번주 일정에서 확인이 가능합니다.

  • 휴가 일정의 경우 왼쪽의 나의 휴가, 휴가 예정자, 오늘 휴가자에서 확인이 가능합니다.
  • 전 조직원이 일정 확인이 가능합니다.
  • 별도로 구글 캘린더에 등록한 일정은 Docswave에서 확인할 수 없습니다.
  • 캘린더에서 수정한 일정은 Docswave에 연동이 되지 않습니다.

3. 캘린더 일정 수정하기

 

2017-09-07 15;47;24

일정 변경 권한이 있는 조직원은, 해당 일정을 수정할 수 있습니다.

  • Docswave에서 기안한 일정을 캘린더에서 수정하면, Docswave에 반영되지 않습니다.
  • 연동된 일정에 관련된 협업자를 참석자로 초대할 수 있습니다.
  • 초대된 참석자에게는 메일 알림이 갑니다.

 

2017-09-07 15;51;33

 

기안자 본인의 경우, 본인 캘린더에서 참석여부를 [예]로 설정하면 해당 일정 임박시 메일 알림이 갑니다.


이처럼 구글 캘린더를 활용하면, 일정을 더욱 편리하게 관리할 수 있습니다. 특히 외부 미팅이나, 부서 활동시 용이하게 활용이 됩니다.

또한 구글 캘린더 어플을 활용하면 모바일에서도 쉽게 확인이 가능합니다. 더욱 자세한 구글 캘린더에 대한 도움말이 필요하신다면 참고하세요!

This post is also available in: 일어

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