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그룹웨어를 선택할 때 고려해야 할 5가지

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David Lee
Written by David Lee
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최근 많은 기업에서 생산성과 협업을 위해 그룹웨어를 많이 도입하고 있습니다. 특히, 1월에 많이 도입합니다. 업무에 대한 변화를 통해 생산성을 높이기엔 1월이 시기적으로 가장 좋기 때문입니다. 그래서 저희 Docswave 운영팀으로도 최근 평소보다 많은 분들이 문의를 주시고 있습니다.

그런데 그룹웨어를 선택할 때 고려해야 할 사항은 무엇일까요?  오늘은 지금 이 순간도 그룹웨어를 도입하기 위해 여기저기서 견적서를 받고 계실 관리팀 직장인들을 위해 ‘그룹웨어를 선택(도입)할 때 고려해야 할 5가지 사항’들에 대해서 이야기를 하고자 합니다.

 

그룹웨어 기본기능

  1. 이메일, 캘린더, 파일저장소 등의 기본기능이 제일 중요합니다.

많은 분들이 그룹웨어를 검토할 때 기능이 얼마나 많은지에 대해 집중적으로 검토를 합니다. 그런데 실제로 그룹웨어에 대한 활용계획을 물어보면 일반 직원분들이  막상 사용할 기능들은 많지 않습니다. 그래서 기본적으로 가장 많이 사용하는 기능인 이메일, 파일저장소, 캘린더 등의 기본기능이 얼마나 편리한지를 가장 우선적으로 검토해야 합니다. 이메일, 파일저장소, 캘린더는 모든 직원들이 매일 매일 사용하는 기능들이기 때문입니다. 만약 이 기능들이 불편하다면 직원들의 생산성은 떨어질 수 밖에 없습니다.

그렇다면 이 기본기능들은 어느정도로 좋아야 할까요? 기본적으로 아래 조건을 충족시켜야 합니다.

  • 모바일과 연동방법이 쉬워야 하고 모바일에서도 이메일과 문서작성이 편리해야 합니다.
  • 문서를 파일저장소에서 다른 직원들과 쉽게 공유할 수 있어야 합니다.
  • 이메일, 파일저장소, 캘린더가 유기적으로 연동되어야 합니다. ex)캘린더 일정과 문서가 다른 직원에게 공유되면 해당 직원에게 자동으로 알림메일이 발송되고 이메일에서 바로 확인할 수 있어야 합니다.

그래서 최근 많은 기업들이 Gsuite(Google Apps)를 많이 도입하고 있습니다. Google의 경우 Gmail, Calendar, Google Drive가 전세계적으로 인정받은 최고의 서비스이기 때문입니다.


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2. 지속적으로 업데이트가 제공되어야 합니다.

그룹웨어 도입 후 가장 난감한 상황은 시스템이 낙후되어 교체를 해야하는 상황이 발생했을 때입니다. 기존 데이터를 이전하는 문제로 인해 비용과 시간이 많이 소요되기 때문입니다. 그룹웨어를 자체적으로 구축할 경우 이런 문제는 거의 필수적으로 발생합니다. 그래서 특수한 상황이 아니라면 구축서비스보다는 가입해서 사용하는 SaaS 서비스를 이용하실 것을 권장드립니다. 가입을 해서 이용하는 서비스의 경우 주기적으로 자동 업데이트가 되기 때문에 비용과 시간이 전혀 들지 않습니다.

많은 분들이 SaaS 서비스는 보안이 낮다는 잘못된 인식을 갖고 계시는데 구축형 서비스를 이용하시더라도 네트워크 자체를 막지 않는 이상 보안문제는 똑같이 발생합니다. 오히려 SaaS가 더 높은 기술력으로 안정적입니다.


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3. 조금 불편하더라도 쉽고 간편한 것이 좋습니다.

그룹웨어를 도입할 때 관리자 분들이 어려움을 겪는 사항 중 하나가 직원분들의 비협조적인 태도입니다.  (이건 전세계적으로 동일하게 나타나는 현상이라고 볼 수 있죠.) 일반 직원분들에게 새로운 그룹웨어에 대한 습득은 굉장히 우선순위가 낮은 부가적인 일이기 때문입니다.  그래서 이런 문제속에서도 신속하게 그룹웨어를 도입하기 위해서는 쉽고 간편하게 사용할 수 있어야 합니다. 간혹 그룹웨어에 대한 경험이 많으신 관리자분들의 경우 여러가지 기능들을 추가해서 굉장히 완벽한 시스템을 원하곤 합니다. 그런데 기능이 많아지고 특정 환경에 특수화될수록 시스템은 어려워 질 수 밖에 없습니다. 물론 기능이 많으면 편리해질 수는 있겠지만 일반 직원분들의 사용성은 더욱 어려워지고 이런 문제는 결국 그룹웨어 도입 자체에 대한 문제로 이어질 수 있습니다. 따라서 완벽하지만 어려운 시스템보다는 조금 불편하더라도 쉬운 시스템이 더 안정적일 수 있습니다.


보안

 

4. 보안과 백업에 문제가 없어야 합니다.

만약 이메일과 그룹웨어를 분리해서 사용하실 예정이라면 Oauth 로그인 시스템을 제공하는 그룹웨어를 선택하시는 것이 좋습니다. 예를들어, Gmail을 이용하고 계시다면 전자결재 서비스의 경우 Google 로그인을 지원하는 서비스를 도입하는 것이 좋습니다. 그것이 사용성은 물론이고 보안도 훨씬 좋기 때문입니다. 만약 그룹웨어 시스템이 해킹을 당하더라도 비밀번호에 대한 유출은 되지 않기 때문에 이메일 안의 정보까지 누출될 일은 없습니다.

또한 백업하는데 추가 비용이 많이 발생해서는 안 되며 시간이 오래걸려서도 안 됩니다. 백업자료가 필요한 순간은 보통 외부요청에 의한 경우가 많은데 백업을 빠르게 받지 못하면 요청에 대해서 제대로 응대를 하지 못하기 때문입니다. 따라서 백업은 항상 자동으로 되는 것이 좋으며 원하는 파일을 빠르게 검색해서 찾아볼 수 있으면 더욱 좋습니다.


Hand drawing Customer concept with marker on transparent wipe board.

 

5. 고객지원 서비스 담당자는 시스템을 잘 알고 있어야 하며 친절해야 합니다.

저는 예전에 대기업에서 제공하는 그룹웨어를 사용한 적이 있었는데 어떤 문제가 생겨서 고객지원 센터로 전화를 했습니다. 그런데 그 직원분은 시스템에 대해서 잘 알지 못하고 있었고 기술에 대한 지식이 전혀 없었기 때문에 개발자와 다시 의사소통을 한 후 저에게 피드백을 주곤 했습니다. 그러다보니 문의 한 번 하면 답변을 2~3일 뒤에 받곤 했습니다. 그래서 그룹웨어 제공업체의 고객지원 담당자는 시스템에 대해서 잘 알고 있어야 하며 가급적 고객에게 바로 대응방법을 제시할 수 있어야 합니다.

또한 영업담당자가 친절하다고 해서 고객지원 서비스 담당자까지 친절할 것이라고 단정지으면 안 됩니다. 영업사원은  기한내에 꼭 성과를 내야 하기 때문에 당연히 친절할 수 밖에 없습니다. 반면, CS업무는 요청을 빠르게 처리하는 것이 성과로 측정되기 때문에 빠른 업무 처리를 위해 불친절한 경우도 간혹 있습니다. 그런데 고객지원 담당자가 불친절하면 고객의 입장에서는 돈 내고 사용하는데 불필요한 감정도 소비를 해야하고 이미 도입을 했기 때문에  쉽게 서비스를 옮기지도 못하는 진퇴양난의 상황에 빠지게 됩니다. 따라서 고객지원 담당자들의 업무성향도 꼭 확인을 해보시기 바랍니다.

 

 

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David Lee

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“가지지 못한 것에 아쉬워하기보단 가진것에 감사함을 느껴라.”