일반직원 사용방법

기안문서 작성하는 방법

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Written by docswave

워크플로우의 시작은  <기안문서 작성하기>부터 시작됩니다. 사용자는 <기안문서 작성> 메뉴를 통해서 문서를 작성할 수 있습니다. 관리자가 등록해둔 양식을 이용해 문서를 작성해보세요. 결재 프로세스를 설정하고, 파일을 첨부하여 기안문서를 완성하세요.

문서가 상신되면 설정한 프로세스 순서대로  결재가 이루어집니다. 마지막의 최종 승인자가 승인(결재)하면, 기안자에게 알림메일이 보내지며 문서는 Docswave Workflow 문서(최종승인 문서)에서 확인할 수 있습니다.

* 결재가 완료된 문서 및 첨부파일은 마스터계정의 Google Drive에 자동으로 저장됩니다.

 

※해당 게시물은 Docswave의 일반적인 “기안문서 작성 방법”입니다. 업로드폼을 이용한 MS 문서, PDF, HWP 파일을 기안하는 방법은 이 투토리얼을 참고 해주세요.


 

[기안문서 작성] 메뉴로 접속하세요.

양식 카테고리와 문서 양식

기안문서 작성‘ 메뉴에 접속하면 문서 작성을 할 수 있는 양식들을 선택할 수 있습니다.

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(1) ‘최근 사용문서

– ‘최근 기안문서’ : 내가 최근에 기안하고 최종 결재까지 마친 문서리스트를 볼 수 있습니다. 리스트의 문서를 선택하면 재기안이 가능합니다.

– ‘최근 기안양식’ : 내가 최근에 사용한 양식을 볼 수 있고, 문서를 선택하면 문서를 작성할 수 있습니다.

(2) ‘즐겨찾는 양식‘ : 내가 자주 사용하는 양식입니다. 양식명 옆의 별표를 선택하면 이 메뉴에서 모두 확인할 수 있습니다.

(3) ‘공동양식‘ : 모든 직원이 사용할 수 있는 기안 양식입니다.  관리자가 양식을 미리 등록해두면 모든 직원은 이 양식을 이용하여 기안문서를 작성할 수 있습니다. 단, 공동양식은 관리자만 등록가능합니다.

문서 양식 등록하기 (관리자 튜토리얼 참고)

(4) ‘자유기안‘ : 구글드라이브에 등록해둔 Google 문서를 불러오거나, 직접 문서양식을 만들어 바로 기안할 수 있습니다.

(5) ‘나의양식‘ : 관리자가 아닌 내가 직접 양식을 등록할 수 있습니다. 나만 이용할 수 있는 ‘개인용’ 문서양식입니다.

 

기안문서 작성하기

문서양식 리스트에서 기안하고자 하는 문서양식을 클릭하면 아래와 같은 작성화면이 나옵니다.

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(1) ‘기안작성‘ 버튼 :  클릭 시 문서가 기안됩니다. 승인자는 자신이 결재할 단계에 이르렀을 때 결재요청에 대한 알림메일을 받습니다.

(2) 기안문서의 ‘문서제목‘입니다. 별도의 입력이 없으면, 문서는 ‘기본 제목(조직명-양식-생성일자-번호)’으로 기안됩니다. (순번 정책 확인하기)

(3) 결재 프로세스(결재선) : 승인자와 협조처는 문서의 의사결정권자입니다. 조직도를 통해 결재자를 넣어줍니다.

수정권한:  프로세스에 입력한 의사결정권자 중 ‘수정권한’을 부여한  사람은 결재하는 과정에서 문서를 수정할 수 있습니다.

ⓑ 합의: 협조자는 합의 기능을 이용할 수 있습니다. (자세히 보기)

(4) 수신자 :

 내부수신자 : 조직도에 포함되어 있는 조직원중에 선택이 가능하며 문서가 최종승인되면 내부수신자도 문서를 확인할 수 있습니다.

ⓑ 외부수신자 : 조직도에 포함되어 있지 않은 외부의 관계자로서 공동연락처 리스트 중에서 선택이 가능합니다. 기안문서가 최종승인되면 기안문서가 MS문서(MS Word, Excel, Power Point)로 메일에 첨부되어 첨부파일과 함께 외부수신자에게 발송됩니다.

(5) 회람자 : 워크플로우의 진행상황을 모두 확인할 수 있는 사람으로 결재상황을 파악해야하는 조직원을 추가하는 것이 좋습니다. 회람자는 승인/반려는 할 수 없으며 확인만 가능합니다.

(6) 첨부파일 : 문서와 관련된 파일을 첨부할 수 있으며,  PC와 Google Drive 등을 통해서 첨부할 수 있습니다.

(7) 관련문서 : 기안된 모든 문서를 관련문서로 첨부할 수 있습니다.

(8) 의견 : 문서에 의견을 남길 수 있고 결재자들  역시 의견을 남겨 의사소통을 할 수 있습니다. 의견을 남기면 프로세스에 포함되어 있는 조직원들에게 알림메일이 발송됩니다.

※ 결재선에 포함된 결재자중 특정 사용자를 지정하여 코멘트를 보낼 수 있습니다. @를 입력하고 결재자를 선택하세요.

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(9) 프로세스(결재선) 불러오기 : 관리자가 등록해둔 공동 프로세스를 불러오거나, 개인 프로세스를 직접 만들어 활용할 수 있습니다.

*프로세스 불러오기 팝업창 상세화면입니다.

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a) 공동 프로세스 중 하나를 선택하고 OK 버튼을 클릭하면 적용됩니다.
b) ‘직접추가’버튼을 클릭하면 나만의 프로세스를 추가할 수 있습니다.

 

# 강력 추천 이 기능! → “구글드라이브에서 문서 편집하기”

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“Google Drive에서 편리하게 편집하기(강력추천)” 버튼을 이용해 더 편리하게 문서를 작성해보세요. Docswave 의 문서는 Google 드라이브의 문서 그 자체입니다.

이 버튼을 클릭하여 구글 드라이브로 이동한 다음, 이미지 삽입이나 다양한 구글드라이브의 기능을 활용해 양질의 문서를 작성할 수 있습니다.

구글드라이브에서 문서를 작성하면 Docswave 기안문서 작성하는 화면에서도 실시간으로 저장되니 글을 복사해서 붙여넣는 이중작업도 필요 없습니다!

 

기안 문서 취소

기안자는 1차 승인자가 문서를 확인하기 전에는 문서에 대해서 기안취소를 할 수 있습니다.

‘Cancelled the request’ 버튼을 누르면 승인자에게 ‘기안취소 알림’ 메일이 보내짐과 동시에 해당 문서는 임시문서함으로 이동합니다.

* ‘기안취소’ 상세화면입니다.

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완교된 문서 다시 기안하기

기안자는 최종승인된 문서나 반려된 문서를 다시 기안할 수 있습니다.

승인자나 협조자, 수신자, 회람자는 최종승인된 문서를 다시 기안할 수 있습니다.

방법은 다음의 링크를 참고해주시기 바랍니다. >> 최종승인/반려된 문서 재상신하기

 

 

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  • 윤애경

    기안문서작성 – 공유문서양식을 선택해서 파일 – 가져오기 버튼을 눌리면 이 콘텐츠를 프레임에 표시할수없습니다 라는 창이 뜹니다. 회사직원들이 해봐도 똑같은 현상이 일어나는데 해결방법을 알려주세요.

    • 안녕하세요 Docswave운영팀입니다! 070-7596-1777로 연락 한번 부탁드립니다!

  • 신현호

    기안은 계정당 한번의 기안만가능한건가요? 한번 기안하고나면 다시 기안하기 메뉴가안보이네요

    • 안녕하세요 신현호님!
      기안은 제한없이 이용하실 수 있습니다! 한번 기안된 문서는 기안이 완료되면(승인/반려) 재기안하실 수 있습니다~ 다만 진행중인 문서는 재기안하실 수는 없습니다!

      기안이 완료된 문서를 재기안하는 방법은 다음과 같습니다.
      1) 기안문서 작성 메뉴 > 최근 기안문서 카테고리 > 문서 선택후 기안
      2) Workflow 메뉴 > Workflow문서 메뉴 > 재기안을 원하는 문서를 클릭 > 재기안 버튼 클릭 > 문서 수정후 기안

      혹시 추가 문의가 필요하시다면 남겨주세요! 감사합니다. 🙂