관리자 사용방법

카테고리 설정 & 문서양식 등록하기

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Written by docswave
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문서양식을 등록할 땐 먼저 문서 카테고리를 설정 해주세요. 그리고 문서 양식을 만들어주세요.

양식은 Docswave가 제공하는 웹폼, 구글 문서 양식, 프리미엄 양식을 이용하여 등록해보세요.

회사에서 사용하고 있는 문서를 그대로 Docswave에서 사용할 수 있고 만약 마땅한 양식이 없으시다면,  Docswave가 제공하는 양식을 복사해서 등록할 수 있습니다.

Docswave에서는 다양한 문서양식을 무료로 제공하고 있습니다. (제공양식으로 등록하는 방법 보기)

 


 

★ Docswave 양식 종류

★ Docswave 양식등록하는 방법

1. 문서 카테고리 설정하기

2. 양식 등록하기

3. 직접 양식 등록하기 (구글 문서 양식 & 웹폼)

4. 양식 카테고리 변경 & 양식 삭제하기

 


 

★ Docswave 양식 종류

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A. 웹폼 (Web Form)

: 웹 에디터(Web Editor)를 활용한 무료 양식입니다. 인터페이스가 깔끔하고 이용속도가 매우 빠릅니다. 숫자계산이 필요없는 문서양식(보고서, 기획서, 회의록 등)에 적합합니다.

B. 구글 문서 양식 (Google Docs Form)

: Google 문서도구를 활용한 무료 양식입니다.  Google 문서도구란 구글에서 제공하는 Google Docs, Google Sheets, Google Slides로 작성이 가능합니다. MS오피스의 엑셀, 워드, 프레젠테이션과 호환됩니다. Google의 뛰어난 보안기술을 통해 매우 안전합니다. 다만,  속도가 느리다는 단점이 있습니다.

C. 프리미엄 폼 (Premium Form)

: Docswave운영팀이 HTML로 제작한 유료 양식입니다. 휴가신청서, 지출결의서 등 정해진 양식으로 간편히 문서를 작성하고 사용자별 통계 데이터(업무자동화)를 확인할 수 있습니다. 속도도 매우 빠르며 업무 담당자의 일손을 덜어줍니다.

D. 업로드폼 (Upload Form)

: MS Office문서, PDF, 한글 파일 등을 양식으로 등록할 수 있습니다. 관리자는 직원들이 작성해서 제출할 수 있도록 각종 규정 서식들(MS,HWP 등)을 미리 공동 양식으로 등록해둘 수도 있습니다. MS문서나 HWP 파일로만 작성되어야 하는 문서나 공문, 계약서 그리고 복잡한 서식의 엑셀 문서 등을  업로드하여 기안 할 수 있습니다.

 

 


 

 

★ Docswave 양식 등록하기


※ 관리자 > 문서양식 관리
로 접속하세요.

 

1. 문서 카테고리 설정하기

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(1) 문서 카테고리 추가하기

상위 카테고리인 Share Form을 선택한 상태에서 ‘+카테고리 추가’ 버튼을 클릭하면 하위 카테고리를 만들 수 있습니다. (이때 카테고리명을 입력한 뒤 [추가 버튼]을 눌러주세요.)

 

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(2) 문서 카테고리 수정하기

또한 카테고리를 선택 한 다음, ‘수정’ 아이콘을 클릭하면 카테고리명을 변경할 수 있습니다. ( [수정]버튼을 눌러주세요.)

(3) 문서 카테고리 삭제하기

‘휴지통’ 버튼을 클릭하면 “삭제”할수 있습니다.  (해당 카테고리에 문서양식을 지정했다면, 양식을 삭제하거나 다른 카테고리로 변경해주세요.)

 

 


 

2. 양식 등록하기

양식을 등록하려면 [+ 양식등록] 버튼을 클릭합니다.

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A. 직접 등록

: 관리자가 양식을 직접 등록할 수 있는 기능입니다.

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(1) Premium Form 사용

: [사용하기] 버튼을 클릭하면, Docswave가 제공하는 프리미엄(Premium) 폼을 복사할 수 있습니다. 프리미엄 폼 중에 원하는 양식을 선택하고, “선택 문서 사용” 버튼을 클릭하면 공동양식 카테고리에 복사됩니다.

(2) Web Form 등록

: Web Editor로 만드는 문서양식입니다. 문서제목 입력 후 [작성하기] 버튼을 클릭하면 직접 양식을 만들 수 있는 Editor 화면으로 이동합니다.

(3) Upload Form 등록

: 업로드폼(Upload Form)은 “MS오피스/한글/PDF 문서”를 등록하여 이용하는 양식입니다. 제목을 입력한 후 [작성하기] 버튼을 클릭하면, 양식을 업로드하는 화면으로 이동합니다. (사용방법 보기)

(4) Google Form 등록 (바로 작성하기+Google Drive에서 불러오기)

: Google에서 제공하는 스프레드시트, 프레젠테이션, 워드를 이용한 양식을 등록합니다.

 

B. Docswave 제공 양식

Docswave 운영팀이 제작한 양식입니다.

버튼을 클릭하면 아래와 같이 제공양식 리스트 화면으로 이동합니다. 리스트 중 원하는 양식을 선택하고, “선택 문서 사용” 버튼을 클릭하면 사용자의 공동양식으로 복사됩니다.

Docswave 제공양식 종류 : Web Form / Premium Form / Google Form  (제공양식 등록방법 보기)

 

 


 

3. 직접 양식 등록하기

 

※ Prmium Form 의 등록방법은 Docswave 제공양식 튜토리얼을 참고해주세요.

 

A. Web Form 등록

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(1) 문서제목 입력합니다.

(2) [작성하기] 버튼을 클릭합니다. 직접 양식을 만들 수 있는 Editor 화면으로 이동합니다.

 

* 양식 상세 페이지

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(1) 양식제목 및 설명을 작성하세요.

(2) 웹폼 에디터를 이용해 양식을 만드세요.

(3) “저장” 버튼을 누르면 양식이 저장됩니다.

※작성자가 기안을 할 때, 문서에 기안자 정보 및 작성일을 자동으로 입력하고 싶다면? ( Docswave 데이터 태그 이용하기 )

 

 

B. Google Form 등록

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(1)  선택 항목에서 ‘구글 문서 양식(Docs, Sheets, Slide)’ 또는 ‘Google Drive에서 불러오기‘를 선택합니다.

Google Drive에서 불러오기: 사용자가 자신의 Google Drive에 등록해놓은 양식을 불러오는 방법입니다.

(2) 제목을 입력합니다.

(3) [작성하기] 버튼을 클릭합니다.

 

* 양식 상세 페이지

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(1) 양식 제목 및 설명을 작성하세요.

(2) 구글 문서 도구를 이용하여 양식을 만드세요.

(3) “저장” 버튼을 누르면 양식이 저장됩니다.

※프리미엄 서비스를 이용하면, 양식마다 결재 프로세스를 설정할 수 있습니다! (프로세스 매칭하는 방법 보기)

 

 

C. Upload Form 등록
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(1) 양식 제목을 입력합니다.

(2) [작성하기] 버튼을 클릭합니다.

업로드 폼을 이용해 MS오피스문서/HWP/PDF 문서를 등록하는 방법은 다음의 투토리얼을 참고해주세요. (업로드폼 이용방법)

 

 


 

4. 양식 카테고리 변경 & 양식 삭제하기

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(1) 양식의 지정된 카테고리 변경하기

양식 문서의 카테고리나 다 수의 양식의 카테고리를 변경하려면, 양식을 선택한 다음 ‘카테고리 변경‘ 버튼을 클릭하여 변경합니다.

(2) 양식 삭제하기

양식을 선택한 다음,’삭제‘ 버튼을 클릭하면 삭제가 됩니다.  (사용중인 양식을 삭제하더라도 결재가 진행중인 문서에는 영향을 주지 않습니다.)

 

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