도입사례

(사)광주광역시 광산구 자원봉사센터

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Written by docswave
Q1. 안녕하세요, 주성아 국장님.  본인 소개와 함께 (사)광주광역시 광산구 자원봉사센터가 어떤 곳인지 소개 부탁드립니다.

– 저는 현재 사무국장이라는 중간관리자의 역할을 맡고 있고, 우리 기관의 역사가 제 개인의 이력이나 다름없는 원년 멤버이기도 합니다. 자원봉사센터는 크고 작은 지역 사회문제들을 자원봉사 참여를 통해 해결함으로써 “보다 건강하고 살기 좋은 마을공동체를 만들도록 돕는 비영리 조직”입니다.  

 

광산구-자원봉사센터_logo(http://gsvc.co.kr/)

 

Q2. Google 협업도구(문서, 구글 드라이브) 및 Docswave(전자결재, 의사결정)를 도입하기 이전,업무 문서 및 데이터 등은 어떻게 공유하셨었고, 의사결정은 어떻게 이루어졌나요?  그에 따른 불편함은 무엇이었나요?

– 처음엔 메인 직원의 pc 공유폴더를 만들어서 사용하다가 작년엔 외장하드를 구입해서 자료를 공유했었는데 담당자별로 그때그때 업로드를 해주지 않거나 메인 직원이 정리를 해주지 않으면 이게 별 소용이 없었습니다. 문서결재도 기안자가 페이퍼 자료를 직접 들고 가서 면대면으로 이루어졌기 때문에 결재권자가 출장이거나 하면 결재가 원할하게 진행되지 않았죠.

 

Q3. “온라인 협업도구-Google”와 “온라인 전자결재-Docswave” 등을 도입한 결정적 계기는 무엇일까요? 그리고 도입 이후 업무 방식은 어떻게 바뀌었나요?

– 비효율적인 업무시스템 개선에 대한 고민을 하면서 이것저것 검색하다가 Docswave 알게 되었는데 특히 우리같은 비영리단체는 무료라는 점과 구글 기반이라는 점이 마음에 들었습니다.

도입한지 아직 한달밖에 되지 않아서 여러가지를 말하기는 좀 어렵지만, 무엇보다 문서파일의 체계적인 공유와 협업시스템의 기반이 구축되어 가는 느낌이고 앞으로 점점 더 개선되어질거라는 긍정적 기대가 있습니다.

 

광산구-자원봉사센터_A

(화목한 직원분들의 모습)

Q4. 그 외 Docswave 서비스(게시판 혹은 공동 연락처 등)를 어떻게 활용하고 계신가요? 혹은 앞으로의 계획은 있으실까요?

– 아직은 활용을 못하고 있지만 Docswave의 다양한 서비스를 알아가고 있는 중입니다.

 

Q5. 센터 직원분들이 이전에는 Google 서비스는 Docswave와 같은 전자결재를 이용해보신 적이 없으셨다고 하셨었는데요. Google 서비스와 Docswave 도입하는데 있어서  어려웠던 점은 무엇이었나요?

– Docswave 운영팀은 서비스 도입을 도와주기 위해 무료로 직접 방문하여 출장 교육을 진행해주었고, 그외에는 블로그에서 제공하는 튜토리얼 포스팅으로 시스템을 익혀나가고 있습니다.

처음에는 전자결재뿐 아니라 구글 관련 협업도구(Tool)들을 사용해 본 적이 없기 때문에 시스템을 익히는데 어려움이 많았습니다. 예를 들어 저희 기관만을 위한 서비스가 아니기 때문에 결재 프로세스의 재구성, 한글이 아닌 다른 문서형식 활용 등의 불편함이 있었습니다. 그러나 익숙치 않음에서 오는 어려움이라 생각하며 지금은  적응해가고 있으며, 유선 전화 또는 온라인 상담을 통해 하나씩 배워가고 있습니다.

 

Q6. Docswave 운영팀이 도입을 도와드렸는데 어떠세요? 기대되는 점이 있으시면 말씀해주세요!

– 우리 기관에 맞는 문서폼들을 직접 만들어주신 점이 가장 좋았고, Docswave를 사용하는 기관들로부터의 다양한 의견들을 수렴해서 반영하는 부분이 마음에 듭니다. 참, 특히나 하루에도 수십번씩 전화로 온라인으로 귀찮게 질문드려도 매번 친절하게 답변해주시는 김나현 매니저님께 격하게 감동했다는건 안비밀~^^

 

 

광산구-자원봉사센터_B (실제 봉사활동 모습)

Q7. 마지막으로 다른 비영리 기관에게 Docswave를 추천해주신다면, 하고 싶은 말씀이 있으신가요?

– 수많은 비영리 기관(단체)들이 사회 문제 해결이나 사회변화를 위해 일하고 있습니다만, 작은 규모일수록 일터의 업무환경시스템에 대해서는 수동적인듯 합니다. 보다 나은 세상을 꿈꾼다면 보다 나은 일터를 먼저 꿈꾸라고 감히 말씀드리고 싶고, 만약 동의한다면 열린 마인드와 유연한 사고, 스마트함이 장점인 Docswave를 추천합니다.

 

 

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