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스프레드시트 TIP – 수정내역 알림 설정하기

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Docswave 입니다.

Docswave로 기안하실 때, 승인자에게 수정권한을 주고 계신가요?

만약 승인자가 내가 작성한 문서의 특정 부분을 수정했다면, 이를 알고 계시나요?

아니면 수정됐는 줄도 모르고 기안문서가 최종 승인된 적은 없으신가요?

스프레드 시트에서 제공하는 ‘알림규칙’기능을 활용하여 Docswave에서 상신한 내 문서를 승인자가 수정했을 때, 이메일로 확인하는 방법을 알려드리겠습니다!

방법은 매우 간단하니, 다음의 내용을 확인해주세요!

[ 스프레드시트 TIP – 수정내역 ‘알림’ 설정하기]

승인자에게 승인권한이 있을 경우에 활용할 수 있는 팁입니다!

※ 구글 드라이브상의 스프레드 시트에서도 활용할 수 있는 팁입니다!

1) 스프레드 시트 문서 선택

Docswave에서 기안할 문서(스프레드시트)를 엽니다.

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2) 알림 규칙 설정

도구 메뉴에서 알림 규칙을 선택합니다.

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3) ‘알림 시기와 빈도 수’ 규칙 설정하기

팝업창이 나타나면, 알림을 받을 시기와 빈도 수를 선택합니다. 그리고 [완료] 버튼을 클릭하여 설정을 완료합니다.

  • 시기 
    • 변경사항이 있을 경우 ☜ 선택!
    • 사용자가 설문지를 제출한 경우
  • 빈도
    • 이메일 – 하루에 한 번
    • 이메일 – 수시로 ☜ 선택!

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4) 알림규칙 적용 후 기안하기 

설정이 완료되었으면, (수정권한이 있는)사용자를 선택하고 기안합니다.

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5) 적용된 화면

아래 이미지는 승인자가 내용을 수정했을 때, 알림 메일 화면입니다. 변경된 내역을 확인하기 위해서 링크를 클릭하거나, 첨부된 스프레드 시트 이미지를 클릭합니다.

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링크를 클릭하면, 아래와 같이  변경된 부분이 색상이 변경되어 보여집니다.

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해당 알림 규칙은 규칙을 설정해둔 메일계정에게만 알림이 보내집니다. 즉, 알림 규칙을 설정한 나 이외에는 알림메일을 받지 않습니다.

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