일반직원 사용방법

Workflow | 기안문서 승인/반려 하기

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Docswave는 조직의 중요한 기안문서를 신속하고 정확하게 의사 결정을 할 수 있도록 편리한 결재 기능을 제공합니다.

**기본사항

  • Docswave의 승인자는 다음의 두 가지 방법으로 결재할 수 있습니다.
    • Docswave 사이트에서 결재하기
    • Mail 에서 결재하기
  • Docswave의 메일 프로세스 
    • 문서가 기안되면 첫 번째 승인자에게 결재알림 메일이 갑니다. 첫 번째 승인자가 문서를 승인하면 다음 승인자에게 알림메일이 발송됩니다.
    • 문서가 승인이 될 때마다 기안자에게 알림메일이 발송됩니다. Workflow > 진행중인 문서 메뉴를 통해 문서의 위치 및 진행 상태를 알 수 있습니다. 또한 프로세스에 포함된 조직원이 의견을 남기면 그에 대한 알림메일을 받습니다.
    • 기안문서가 반려되면 기안자와 이 전에 승인했던 결재자에게 알림 메일이 갑니다.
    • 기안자는 1차 승인자가 문서를 확인하기 전까지 기안을 취소할 수 있습니다. 기안취소를 하면, 1차 승인자에게 기안이 취소되었다는 알림메일이 발송됩니다.

1. 결재할 문서 메뉴

결재할 문서 메뉴에 접속하세요.

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1) 결재할 문서  : 내가 결재해야할 문서들의 리스트를 볼 수 있습니다.

2) 결재 예정 문서 : 지금 결재해야될 문서는 아니지만, 내가 결재선에 포함되어 있는 문서들을 모두 확인하실 수 있습니다.

※ 결재 예정 문서는 결재(승인/반려)할 수  없지만, ‘코멘트 작성’ 및 ‘내용 수정(권한이 있을 경우)’은 가능합니다.

2. Docswave에서 결재하기

▶ 결재할 문서 메뉴에 접속합니다.

 – 문서의 제목을 클릭하면 문서를 결재할 수 있는 상세페이지로 이동합니다.

[결재하기]

아래 화면은 기안문서를 결재하기 위한 상세페이지 입니다.

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1) 기안 승인 / 기안 반려 버튼 입니다. 버튼을 누르면 의사결정을 할 수 있습니다. 버튼을 누름과 동시에 결재와 관련된 사람에게 메일이 보내집니다. (**참고사항: Docswave 메일프로세스 참조)

※반려 버튼을 클릭하면, 반려에 대한 사유를 작성하셔야 합니다.

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2) 결재와 관련된 워크플로우 정보 (결재자, 수신자, 회람자)를 확인할 수 있습니다.

3) 의견 내역 을 확인하거나 코멘트를 남길 수 있습니다.

*‘의견내역’ 상세 화면 입니다.

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4) 첨부파일과 관련문서 내역 : 문서에 첨부된 파일과 관련문서를 확인할 수 있습니다.

3. Gmail에서 결재하기

▶ Gmail에 접속합니다.

[메일에서 결재하기]

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(1) 워크플로우 정보: 기안 문서와 관련된 ‘워크플로우 정보’를 확인할 수 있습니다.

(2) 문서링크: Docswave 혹은 Google Drive로 이동하여 문서내용을 확인 할 수 있습니다.

(3) 관련문서 링크

(4) 첨부파일

(5) 의사결정하기 : ‘Approve/Reject’ 버튼을 누르면 “한번 더” 의사결정할 수 있는 페이지로 이동합니다.

* 상세화면 입니다.

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a) 승인/반려하기 :  이동 된 페이지에서 ‘Approve/Reject’ 버튼을 한 번 더 클릭하면 승인/반려가 적용됩니다.

b) 의견남기기: 의견을 입력 후 ‘Approve/Reject’ 버튼을 클릭하면 의견도 같이 입력됩니다.

(6) 프로세스 정보: 기안자 정보, 승인자 정보, 수신자 정보 등 결재와 관련된 조직원들의 정보를 확인할 수 있습니다.

(7) 코멘트(의견) 정보: 기안자 혹은 승인자가 남긴 코멘트 내역을 볼 수 있습니다.

4. 승인한 문서 취소하기

Workflow 메뉴> 진행중인문서함 메뉴에 접속하세요.

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승인한 문서를 선택합니다. “승인취소” 버튼을 누르면 승인 취소가 됩니다.

단, 다음 승인자가 문서를 열람하기 전까지 유효합니다.

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