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전사적 Docswave 도입을 위한 관리자 가이드

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Written by docswave

오랜 고민을 끝으로 사내 Docswave 도입을 준비중인 관리자/기업이라면, 이 글을 참고하세요! Docswave 사용자들의 피드백을 토대로 도입 담당자들이 갖는 고민을 덜어 줄 참고사항을 정리했습니다.

이 포스팅을 통해서 사내 Docswave 도입에 대한 난관을 극복하시고, 바로 시작하세요!

 

★ Docswave 전사적 도입을 위한 관리자 가이드

1) 양식을 미리 등록하자!

ⓐ 전 직원들이 Docswave에서 바로 문서를 작성할 수 있도록 회사의 문서양식을 등록해두세요. 단, Docswave에는 구글문서만 등록 가능합니다. ※ 양식을 등록할 때는 출력시 인쇄물의 상태를 고려해야 합니다. 구글문서가 인쇄(PDF 전환)될 때 양식의 틀이 어긋날 수 있기 때문입니다.

링크 |양식 등록방법 : http://blog.docswave.com/?p=153

ⓑ 별도의 양식이 없다면, Docswave가 제공하는 양식을 이용해보세요. 많은 기업이 사용하는 일반적인 양식들로 등록해두었습니다.

– 링크 |제공양식 등록방법 : http://blog.docswave.com/?p=203

– 제공양식 바로가기 |
http://www.docswave.com/app/index.html#/docswaveForm/01

 

2) 게시판 용도 및 정책 정해두자!

임직원들이 게시판을 이용해서 커뮤니케이션하고 협업할 수 있도록 공지사항 게시판 및 다른 게시판의 사용 용도와 이용 정책을 미리 정해두세요.

ex) 아이디어 게시판, 팀별공지 게시판, 마케팅 게시판 등

– 링크 | 게시판 설정하기 : http://blog.docswave.com/?p=132

 

3) 조직원에게 필수사항 전달하자!

Docswave에 조직원들을 등록했다면, 그들에게 Docswave를 원활히 사용할 수 있도록 다음의 필수사항들을 공지해주세요.

ⓐ 모든 직원들이 프로필이미지와 서명 이미지를 등록하도록 공지해주세요.

– 공유 링크 | 프로필 설정하기 : http://blog.docswave.com/?p=301

ⓑ 백문이 불여일견. 말로 듣고, 글로 읽는 것보다 직접 경험하게 해주세요!
“테스트로 기안해보기” 문서양식을 이용해서 자기자신에게 기안을 해보고 결재를 해보는 경험을 독려하세요.

ⓒ 투토리얼을 통해 사용법을 미리 경험하도록 해주세요. 전사 도입에서 가장 걱정되는것은 Docswave의 사용법 교육입니다. 그런데 Docswave를 경험해보지도 않고 이용방법을 배우는 것은 의미가 없습니다. 전 직원들에게 블로그에 정리된 투토리얼을 공유하고 미리 Docswave를 이용해보도록 안내해주세요.

– 공유 링크 | 투토리얼 보기 : http://blog.docswave.com/tutorial-2/?lang=ko

ⓓ 전 직원들이 실시간으로 메일알림을 받을 수 있도록 스마트폰에 이메일 관련 어플을 설치하도록 권장하고 알림을 받을 수 있도록 해주세요. GMAIL 또는 INBOX를 강추합니다.

 

4) 공지사항 게시판으로 ‘안내사항’ 공유하자!

Docswave내의 모든 설정이 끝나고 정책이 정리되었으면, 관련 내용을 정리하여 공지사항 게시판에 올리고 직원분들에게 알려주세요! 모든 전직원에게 알림메일이 발송됩니다.

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