관리자 사용방법

조직도와 조직원 설정/등록하기

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Written by docswave

조직도와 조직원 정보를 간편하게 추가하고 관리하세요.

** 기본사항

  • 조직도에 ‘Management’ 부서가 기본적으로 설정되어있고, 대표관리자 계정은 해당 부서에 설정되어있습니다.
  • 조직원을 추가하면 해당 조직원에게 “Docswave 초대 메일”이 발송됩니다.

▶ 관리자 > 조직도/조직원 관리 메뉴로 접속하세요.

1. 조직도 설정

관리자는 조직도를 설정하고 관리할 수 있습니다.

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(1) 상위 조직도(회사명)을 선택하고, “+” 버튼을 클릭하면 하위 부서를 만들 수 있습니다. (이때  ‘Enter 키’를 꼭 눌러야 추가가 됩니다.)

(2) 부서를 선택한 뒤, “수정” 버튼을 클릭하면 카테고리명을 수정할 수 있습니다. ( ‘Enter 키’를  눌러야 수정이됩니다.)

(3) 부서를 선택하고 휴지통” 버튼을 클릭하면 삭제할수 있습니다.  (삭제하려는 부서에 조직원이 존재할 경우, 삭제되지 않습니다. 조직원의 부서를 이동시킨 후 진행해주세요.)

2. 조직원 등록

관리자는 조직원 정보를 등록하고 관리할 수 있습니다. 조직원을 추가하는 방법은 아래와 같이  “일괄 업로드”, “조직원 추가” 그리고 “Google Contacts(구글 주소록)” 가 있습니다.

조직원

(1) 일괄 업로드 하기

“일괄업로드” 버튼을 클릭하여 여러 명의 조직원을 한 번에 등록하세요.

일괄등록

a) 양식(.excel)을 다운로드 받으세요.

b) 양식에 맞게 내용을 입력하고, 다시 업로드해주세요.

c) 바로 등록되며, ‘확인‘ 버튼을 누르면 팝업창이 사라집니다.

*엑셀파일로 조직원 일괄 업로드하는 방법 자세히 보기 (모든 조직원 한 번에 등록하기 이동)

(2) 조직원 추가 하기(개별 등록)

“조직원 추가” 버튼을 클릭하면, 아래와 같이 ‘등록 상세 화면‘이 나타납니다.

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a) 사용자 정보를 입력합니다.  전화번호와 주소를 제외한 모든 항목을 필수로 입력해 줍니다.

b) 조직원에게 이용 권한(일반사용자/관리자)을 부여할 수 있습니다.

c) 부서를 선택해주세요. *조직원은 2개 이상의 부서에 소속될 수 있습니다.

d) 작성을 완료했으면 저장” 버튼을 누릅니다.

e) 작성을 취소하려면 뒤로가기” 버튼을 눌러주세요.

(3) Google Contacts(주소록)으로 등록하기

Google Contacts” 버튼을 클릭한 후, Google 주소록 팝업창을 통해서 사용자를 추가해주세요.

* Google Contacts을 이용한 조직원 추가 시, 상세 정보(연락처, 주소, 부서 등)는 별도로 입력하셔야 합니다.

3. 조직원 정보 수정

3-정보-수정

조직원 정보를 수정하려면, 조직원의 이름을 선택하여주세요.  E-mail은 Docswave의 ID와 동일하기 때문에 이를 제외한 나머지 항목을 수정할 수 있습니다.

E-mail이 잘못됐을 경우, 조직원을 삭제하고 재등록시켜주세요.

4. 조직원에게 부서 설정해주기 (2개 이상 지정 가능)

4-부서-설정해주기1

(1) 부서 추가

아무런 부서에 속해있지 않은 조직원에게 “Add dept.(부서추가)” 기능을 이용해서 부서를 지정해줄 수 있습니다. 부서는 2개 이상 지정해줄 수 있습니다.

조직원을 선택하고 ‘Add dept.(부서추가)‘버튼을 누르면 아래와 같이 “설정 팝업“이 나옵니다.

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a) 추가할 부서를 선택합니다.

b) OK 버튼을 클릭하면 등록됩니다.

(2) 부서 이동

 “Move dept.(부서이동)” 기능을 통해 조직원을  다른 부서로 이동시켜줄 수 있습니다. 사용자를 선택하고  “Move dept.(부서이동)”버튼을 눌러서 아래와 같이 설정해줍니다.

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a) 변경할 부서를 선택해줍니다. 만약 여러 개의 부서의 소속되어있다면, 위의 사진과 같이 부서를 선택한 다음 변경할 부서를 선택해줍니다.

b) OK 버튼을 클릭하면 변경됩니다.

5. 조직원 삭제하기

등록된 조직원을 삭제할 수 있습니다. 조직원을 선택하고 ‘Edit members(조직원 편집)‘ 버튼의  ‘DELETE(삭제)‘ 항목을 클릭합니다.

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삭제 팝업의 입력창에 DELETE 를 입력하고 OK 버튼을 눌러주세요.

6. 조직원 리스트 정렬

관리자는 조직원정보 메뉴의 리스트 정렬을 설정할 수 있습니다.

6-리스트-정렬

“List setting (≡ 리스트 설정)” 버튼을 눌러 정렬방법을 설정하세요. 정렬방법은  직급/직책 순, 최근등록된 사용자 순, 등록된 사용자순 입니다.

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