Tips

학교에서 NCS 전자결재시스템을 무료로 학습하는 방법

free_edu
docswave
Written by docswave
학교에서 배울 수 있는 다양한 국가 직무능력 표준(이하 NCS)에 대한 교육과정들이 있습니다. 그 중에서도업무를 위해 필수적으로 배워야할 것이 있습니다. 바로 “문서 작성 및 기안/결재” 입니다.
 
회사의 운영을 목적으로 또는 업무 지원요청을 목적으로 문서를 작성하고, 이를 의사결정자 또는 관련 협업부서에게 기안하는 일은 직무와 관계없이 대부분의 직장인들이 가장 자주 작업하는 업무중 하나입니다.
 
특히 최근에는 종이문서로 결재를 받기보다 “전자 결재 시스템“을 통한 업무 프로세스가 대중화되다보니  NCS 교육과정중에도 전자결재시스템을 활용하고 이해하는 내용이 포함되었습니다. 이로인해 학생들은 “전자 결재 시스템”을 이용해 볼 수 있어야 합니다.  그러나 이 시스템을 교육목적으로 만드는 것도, 구입하는 것도 부담스러울 수 있습니다.
 
그래서 이런 고민있는 분들을 위해 복잡하지 않고 필요한 기능들만 활용하고 또 무료로 이용할 수 있는 방법을 알려드리고자 합니다. 
교과과정을 준비하는 선생님 또는 교육기관의 담당자라면, 다음의 Docswave 활용팁을 확인하세요!

 


 

1.무료 전자결재, “Docswave” 활용하기

Docswave는 Google 계정과 연동되는 무료 전자 결재 시스템을 제공합니다.

문서 결재 교육과정에서 활용할 수 있는 Docswave 기능들을 확인하세요!

  • 웹 페이지에서 작성하는 다양한 문서 제공
    – 공문, 협조문, 계약서, 지출결의서, 휴가신청서 등을 제공합니다.
  • 결재 프로세스를 따라 기안하기
    – 결재 프로세스에 따라 문서와 첨부파일을 함께 기안할 수 있습니다.
  • 의사결정을 위한 결재하기
    – 기안 문서와 증빙자료를 확인하고 승인/반려할 수 있습니다.
    – 기안 문서에 대해 의견을 남기고 의사소통 할 수 있습니다.
  • 문서 보관 및 검색
    – 내가 기안한 문서, 최종승인된 문서 등을 확인하고 검색할 수 있습니다.
  • 캘린더를 연동한 일정관리
    – 휴가서, 출장신청서 등 일정등록이 필요한 문서가 자동으로 캘린더에 등록되고 공유됩니다.
  • 휴가신청/지출결의/구매 내역관리
    – 내게 부여된 휴가일수와  잔여일수를 확인하고 신청을 할 수 있습니다.
    – 계정과목에 따라 지출/구매 항목을 확인할 수 있습니다.
  • 직원들과 커뮤니케이션
    –  조직원 정보에서 조직도를 확인하고, 동료에게 이메일을 보낼 수 있습니다.
    – 게시판을 통한 의사소통을 할 수 있습니다.
    공지사항 게시판으로 사내 정보를 공유할 수 있습니다.

 


 

2. 전자결재 시스템 이용하기

 

(1) Docswave : 온라인 웹기반의 전자결재

Docswave는 웹기반의 전자결재 서비스입니다. 따라서 별도의 프로그램을 설치할 필요가 없습니다.

교육을 주도하는 선생님이 마스터 계정으로써 전자결재 페이지를 만드시면 됩니다.

1_850

 

웹사이트(https://www.docswave.com/ko)에서 [Docswave 시작하기] 버튼을 누르기만 하면됩니다.  Docswave 조직생성 방법 보기

 

 

(2) Docswave :  Google과 연동되는 전자결재

Docswave는 Google 계정과 연동되는 서비스로써  사용자 모두 Google 계정이 필요합니다. 선생님께서 학생들이 사용할 수 있는 이메일 계정을 만들도록 도와주세요. Gmail 을 이용하시면 더욱 편리합니다.

2_ano

 

◎ 사용자(학생) 계정 준비 팁 ◎

Docswave 계정은 Google 계정만 이용할 수 있습니다. 따라서 학생들의 이메일 계정을 Gmail로 만들어주세요.

 

A. 학생들이 이용할 gmail 계정의 패턴을 정하세요. 

(a) 이메일 예시 1 : 이름 – school.dckim01@gmail.com
(b) 이메일 예시 2: 학번 – school.0001@gmail.com
(c) 효율적인 관리를 위해 비밀번호를 지정하는 것도 좋습니다. (선택사항)
(d) gmail 만들기 : https://accounts.google.com/SignUp → 학생들이 직접 계정을 만들 수 있도록 안내해주세요.

B. 계정을 모두 Docswave에 추가하세요.

(a) 관리자 메뉴의 조직도/조직원 관리 메뉴에 접속합니다.
(b) [+조직원 추가]  버튼 > 일괄 등록 방법을 통해 등록합니다.  → 등록시 초대메일이 발송됩니다. 학생들은 등록된 google 계정으로 로그인할 수 있습니다.

 

 

(3) 다양한 문서로 작성하고 결재하기

Docswave는 구글폼, 웹폼(HTML), 프리미엄폼(Premium) 폼 등 다양한 양식들을 제공합니다.

기안자는 웹에서 작성한 문서를 바로 작성하고 기안할 수 있으며, 결재자는 승인요청 메일 또는 Docswave 웹페이지에서 바로 승인할 수 있습니다.

4_stn

Docswave는 구글폼, 웹폼(HTML), 프리미엄폼(Premium) 폼 등 다양한 양식들을 제공합니다.

 

 

(4) 사내연락망 & 게시판

5_850

조직원 정보를 확인하고 이메일을 보내거나, 게시판을 통해 동료들과 의사소통을 할 수 있습니다.

 

 

(5) 그 밖에 유용한 기능

휴가신청서가 최종승인되면 Google 캘린더에 일정이 등록되는 휴가관리 기능, 계정과목별 지출결의서 작성 및 내역 관리 기능 등이 있습니다.
이러한 기능들은 프리미엄 기능으로 제공됩니다.

 


 

※ 관리자(선생님)를 위한 고객 지원

서비스 설명이나 논의가 필요하시면, “매주 화요일의 관리자 워크샵에 참석 (소수 정예)“하세요! 도와드리겠습니다.

기능에 대한 설명은 Tutorial 페이지에서도 확인할 수 있습니다.

 


 

3. 프리미엄(유료) 기능을 무료로 이용하는 방법

Docswave는 기본적으로 무료 서비스이지만, 유료기능을 사용하는 유료 버전의 Premium 서비스도 있습니다.

프리미엄 기능을 이용하고 싶은 경우 다음의 두가지 방법이 있습니다.

 

  • Free Trial을 신청하여 이용해보기
    – Docswave 페이지 안에서 신청할 수 있으며, 신청한 당일부터 다음달 말일까지 이용할 수 있습니다.
    Free Trail 신청방법

 

  • 비영리 교육기관에 한하여 무료 제공
    – Docswave는 비영리 목적의 단체와 교육기관을 위해 프리미엄 서비스를 무료로 제공하고 있습니다.
    신청을 원한다면, 신청서를 작성하여 제출해주세요!
    비영리 교육기관 신청하기

 

Docswave 사이트로 바로가기

About the author

docswave

docswave