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회사가 마음놓고 전자결재를 사용해도 되는 이유

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Written by docswave

업무를 처리하는데에 PC로 작업하는 일이 많은 요즘, 아직 전자결재 시스템없이 종이문서로 결재를 받는 기존방법을 유지하는 회사들이 많습니다. 이들은 아마도 비싼 도입 비용과 시스템 관리자의 부담감 이 요인이 될 수 있고 또한 전자결재 시스템 사용에 대한 여러가지 우려사용의 필요성을 못느낄 수도 있겠습니다.

하지만 이런 부담과 걱정 등은 덜어두셔도 될 것 같습니다. 최근 전자결재 및 그룹웨어 서비스의 시장경쟁으로 도입비용이 저렴해지고 있으며, 유용한 많은 기능들을 제공하고 있습니다. 또한 디지털 시대에 맞춰 전자문서에 대한 법 제도도 유연하게 변화하고 있고, 무엇보다 업무 생산성과 효율이 상승한다는 에서 전자결재는 충분히 고려할 만한 가치가 있습니다.

 

1. 비용이 저렴한 클라우드 기반의 전자결재 서비스

이전까지 대부분의 회사들은 전용 서버를 이용하여 전자결재 소프트웨어를 구축하고 직접 관리해왔습니다. 그리고 이 시스템을 위해 막대한 예산과 시간을 투자해야만 했죠.

그런데 최근에는 클라우드 컴퓨팅 기술이 등장하면서 회사는 굳이 많은 비용을 들여 시스템  장비를 구축할 필요가 없게 되었습니다.  클라우드라는 가상 서버를 이용하면 불필요한 장비 설치 공간이나 막대한 지출없이 회사의 전산시스템을 운영할 수 있기 때문입니다. 따라서 회사에서 자체 시스템을 개발할 필요없이 적은 사용료만 내시면 됩니다. 닥스웨이브도 역시 클라우드 기반의 서비스이기 때문에 사용자들이 저렴하게 이용하실 수 있는 이유입니다. 게다가 닥스웨이브에서 사용하는 문서, 파일 등은 사용자의 “구글 드라이브”에 저장되므로  데이터 관리도 회사가 직접 관리할 수 있습니다.

 

2. 법으로 보장받는 전자 문서와 전자결재 시스템

이전에는 장부와 실제 영수증을 모아 5년동안 보관해야만 했죠. 이로인해 모든 종이 영수증들을 수집해야했습니다. 그런데 이런 일들은 인력이 부족한 중소기업에게는 부담스럽고 종이출력으로 지출도 만만치 않습니다.

전자결재는 이런 고충을 줄여줍니다. 거래 영수증을 전자결재 시스템에 첨부하고 관리하면 되기 때문입니다. 법적으로 문제는 없냐구요? 업무환경의 변화에 따라 법도 전자문서를 인정하는 추세입니다.

2012년 개정된「전자문서 및 전자거래 기본법」에는 전자문서는 특별한 규정외에는 문서로서 효력을 인정하고, 같은 법의 제5조 ②에 따라 종이문서와 동일한 형식과 내용을를 갖춘다면 스캐닝한 영수증(전자화문서)도 자료보관용으로 인정할 수 있다고 합니다. 즉 카메라로 촬영한 영수증도 법적인 효력이 있습니다.

게다가 국세기본법 제85조의 3「장부 등의 비치와 보존」를 보면, 닥스웨이브와 같은 ‘전산조직(전자결재시스템)’을 통해 장부와 증거서류를 작성을 허용하며, 그 정보들은 5년간 보존장치에 보관하여 관리하면 됩니다.

그리고 이를 보관할 때에는 ‘검색기능’ 및 ‘입력된 순서’, ‘수정/추가/삭제 내역’을 확인할 수 있어야한다고 「전자기록의 보전방법 등에 대한 고시」(2015.1.1 시행)에 나와있습니다. 따라서 구글드라이브를 저장매체로 사용하는 닥스웨이브는 법으로 보장받을 수 있는 전자결재 시스템입니다.

 

3. 업무 생산성과 효율이 상승

실제 종이문서를 통한 결재방식은 더욱 직접적인 의사소통이 가능하기 때문에 무조건 비효율적이라고 할 수는 없습니다. 그러나 종이문서로 결재할 경우, 승인자의 부재 시 일처리가 늦는 문제가 있고, 결재 진행 상황도 확인하기 쉽지 않아 답답한 경우가 많습니다. 또한 이메일이나 메신저를 통해 업무를 처리해도 회사의 데이터를 관리하고 취합하는 담당자는 이를 정리하기 위한 일을 두번해야 합니다. 게다가 규정된 형식과 절차없이 처리된 업무는 그 과정과 의사결정이 불분명하게 기록될 수 있습니다.

그런데 전자결재를 이용하면 승인자가 부재중이더라도 언제어디서든 PC나 모바일을 통한 결재가 가능합니다. 또  결재의 진행 상태를 언제든지 확인하여 그에 맞는 대처를 할 수 있습니다. 그리고 무엇보다 전자결재는 그 기업의 효율적인 프로세스를 구축하는데 많은 도움이 됩니다.

따라서 전자결재 시스템을 통해 규정된 프로세스를 만들고 이를 통해 업무를 진행한다면 목적과 의사결정의 근거가 확실한 문서가 기록될 것입니다. 그렇다면 오랜 시간이 지난 뒤 관련 내용을 찾아야할 때 확실한 기록과 내용을 확인할 수 있어 담당자들의 업무가 편해집니다.

 

이제 걱정하지 말고 전자결재 시스템을 도입하세요!

 

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