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회사가 전자결재 시스템을 도입해야만 하는 이유

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Written by docswave

기업들은 왜 전자결재 시스템을 도입하는가?

많은 기업들이 전자문서 결재 시스템을 도입하고 있습니다. 대기업들은 수억원의 비용을 들여서라도 직접 구축을 합니다. 도대체 기업들이 전자문서 결재 시스템을 도입하는 이유가 무엇일까요?

일반적으로 전자결재 시스템의 장점으로 아래 사항들이 언급됩니다.

  • 언제 어디서든 결재(승인/반려)를 할 수 있다.
  • 의사결정을 빠르게 할 수 있다.
  • 문서관리가 편리하다.
  • 의사결정에 대한 근거와 기록을 남길 수 있다.

그런데 단순히 이런 이유로 엄청나게 많은 비용과 노력을 들여서 전자결재 시스템을 도입하는 것일까요? 사실, 이런 이유 때문이라면 100인 미만의 중소기업의 경우 이메일로 의사결정을 해도 큰 문제가 없을 것입니다. 이메일로도 근거와 기록을 충분히 남길 수 있기 때문입니다.

그렇다면 과연 전자결재를 왜 도입해야 하는 것일까요? 지금 이 순간에도 많은 기업들이 전자결재를 사용하고 있는 이유는 무엇일까요? 그건 바로 자신들만의 효율적인 업무 프로세스를 구축하기 위해서입니다.

Docswave 전자결재 시스템이 Workflow인 이유

효율적인 업무 프로세스란 일이 잘 진행될 수 있도록 짜여진 과정/순서를 의미하며 이를 통해 높은 성과를 얻는 것을 의미합니다. 

맥도날드로 예를 들어보겠습니다. 그들은 전 세계 어디든 아주 빠른 속도로 많은 양과 동일한 맛의 햄버거를 제공합니다. 어떻게 이것이 가능할까요? 이들은 위치, 인력, 여건에 상관없이 운용되는 잘 짜여진 업무 프로세스가 있기 때문입니다.   업무 프로세스(Workflow)는 모든 직원들에게 훌륭한 매뉴얼입니다. 그래서 어떤 상황이든지 가장 효율적인 프로세스를 안내해줍니다. 

이것을 “전자문서 결재 시스템”과 연결시켜 생각해보면 어떨까요? 전자결재 시스템은 단순히 문서를 기안하고 결재(승인/반려)하는 것 이상의 의미를 가지고 있습니다. 전자결재 시스템에는 회사의 업무 절차와 직원들의 업무 권한, 영역 등의 많은 부분들이 포함되어 있기 때문입니다. 회사는 이러한 사항들을 종합하여 각 업무 상황에 맞는 효율적인 업무 프로세스를 구축합니다. 이 프로세스를 통해 회사의 업무 생산성을 향상시키고 높은 성과를 얻고자 하기 때문입니다.  이것이 바로 많은 기업들은 전자문서 결재 시스템을 구축하는 이유입니다.

또한 효율적인 업무 프로세스를 지향하는 Docswave의 전자문서 결재 시스템을 Workflow라고 부르는 이유이기도 합니다.

소규모 기업은 전자결재가 필요없다?

효율적인 업무 프로세스는 직원수와 상관없이 기업성장에 꼭 필요합니다. 아래 내용에 동의하신다면 지금 바로 도입하세요!

  • 인원이 소규모일 수록 전자결재 도입이 쉽습니다.
  • 프로세스가 미리 확립되어 있으면 신규 입사자가 쉽게 따라올 수 있습니다.
  • 어차피 프로세스는 한 번에 완성되지 않습니다. 프로세스는 꾸준히 바뀌면서 지속적으로 진화할 수 있기 때문입니다.
    오히려 인원이 많아지면 프로세스 변경이 쉽지 않기 때문에 혁신이 어렵습니다.

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