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더 편리한 “휴가신청 관리” 이용하기

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Written by docswave
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Docswave Premium을 이용하는 조직은 ‘휴가신청서’ 및 ‘휴가 통계 및 관리’ 기능을 이용할 수 있습니다.

Premium Only☆

‘휴가신청서’ 양식은 ‘HTML’ 형식으로 제공되는 프리미엄 폼(Premium Form)으로 기존 Docswave 구글양식보다 더 간편하게 기안을 올릴 수 있으며, 결재를 빠르게 처리할 수 있습니다.

휴가신청서는 구글 캘린더와 연동할 수 있습니다. 휴가신청서가 최종승인되면 사용자의 구글 캘린더에 자동으로 휴가일정이 등록되고 모든 직원에게 공유됩니다.

관리자(문서관리자 & 마스터계정)는 ‘휴가통계’ 메뉴를 통해 직원들의 휴가신청 내역을 간편하게 관리할 수 있습니다.

휴가신청서를 인쇄 시 결재내역(서명)이 함께 한 페이지에 출력됩니다!

※ 혹시 프리미엄 조직이 아니세요? 그럼 프리미엄으로 업그레이드 해보세요!

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관리자 설정

1. 휴가신청서 양식 등록하기
2. 휴가신청서 설정하기 (휴가 일수 설정, 휴가종류 관리)
3. 휴가신청서와 캘린더 연동하기

일반 사용방법

1. 휴가신청서 기안하기 (캘린더)
2. 휴가통계 (신청내역) 확인하기
3. 휴가신청서 인쇄하기


관리자 설정

※※ 기존의 프리미엄 조직이 “휴가신청”기능을 이용하려면, 마스터계정으로 닥스웨이브(www.docswave.com)에 한 번 로그인을 해주셔야 적용됩니다. (필수)

1. 휴가신청서 등록하기

*2016년10월11일 이전 조직에게 해당합니다. 이후 생성한 조직은 문서양식 리스트에 자동으로 등록되어있습니다.

(1) “관리자” 메뉴의 “문서양식” 메뉴로 접속합니다.

(2) [+양식등록] 버튼을 눌러 “Docswave 제공양식” 선택합니다.

(3) “Doswave 제공양식” 리스트로 이동하면 ‘Premium Form’을 선택합니다.

(4)  ‘휴가신청서’ 양식의 체크박스를 선택하고 화면 우측의 [선택 문서 사용] 버튼을 클릭합니다. 양식 미리보기 이미지를 클릭하면 더 자세하게 확인할 수 있습니다.

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(5) 문서 카테고리를 선택한 다음,  [OK] 버튼을 클릭합니다.

– 양식은 문서양식 메뉴에 바로 저장됩니다.

2.  휴가신청서 설정하기 (휴가 일수 설정, 휴가종류 관리)

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A. 양식 이름과 설명

휴가신청서의 이름과 설명을 수정하거나 추가할 수 있습니다.

(1) 휴가신청서의 이름을 변경하거나 양식에 대한 설명을 작성합니다.
(2) [저장] 버튼을 누릅니다.

B.기안문서 제목 규칙 설정

휴가신청서의 제목 규칙을 설정해놓을 수 있습니다. 별도로 변경하지 않는다면, 조직관리 메뉴에서 설정할 수 있는 ‘기안문서 제목 규칙’과 동일하게 설정됩니다.

링크: 조직정보 설정/관리하기 투토리얼의 8번을 참고하세요!

C. 휴가관리

내규에 맞는 휴가종류를 설정할 수 있습니다. 직원별휴가일수를 미리 저장해놓고 휴가사용내역을 확인할 수 있습니다.

● 휴가종류 관리

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(1) 휴가 관리 항목의 [휴가종류 관리] 버튼을 클릭합니다.

(2) 휴가종류를 입력하고 [+] 버튼을 클릭하면 새로운 휴가종류를 추가할 수 있습니다.

(3) 휴가 종류의 이름이나 순서를 변경할 수 있습니다. 체크박스는 휴가일수를 차감하는 것과 관련이 있습니다.

예를 들어, 직원중에 한명이 ‘체크박스가 선택되지 않은’ 경조사휴가를 기안했을 때, 그 직원의 휴가일수는 차감되지 않습니다.

● 직원별 휴가일수 관리

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(1) 휴가 관리 항목의 [직원별 휴가일수 관리] 버튼을 클릭합니다.
(2) 해당 직원의 총 휴가 수를 입력합니다.
(3) [저장] 버튼을 눌러 설정을 완료합니다.

D. 휴가신청서 캘린더와 연동하기

→ “구글 캘린더와 연동하기” 포스팅을 확인해주세요.

E. 결재 프로세스 설정하기

직원들이 휴가신청를 편리하게 이용할 수 있도록 관리자가 미리 결재 프로세스를 설정해둘 수 있습니다.

닥스웨이브 결재 프로세스만의 “기안자가 직접 선택” 기능을 이용하면 어떤 부서의 직원이라도 편리하게 기안할 수 있습니다.

링크: 문서 양식에 프로세스 매칭하기 투토리얼을 참고하세요!


조직원(일반 사용자) 사용방법

1. 휴가신청서로 기안하기

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(1) “기안문서 작성” 메뉴를 클릭합니다. ‘휴가신청서’ 양식을 선택합니다.

(2) 자동으로 입력되는 기안자 정보를 제외하고 “휴가 종류, 휴가일수, 휴가 시작일과 종료일, 추가내용” 을 입력합니다. 필요하다면 [+추가하기] 버튼을 눌러 휴가 일정을 더 추가하세요.

– 반차일 경우 ‘휴가시작일과 종료일’을 동일한 날로 지정한 다음, “휴가 일수”를 “0.5”로 입력합니다.
– 휴가기간에 주말이 포함되어있다면, 연차휴가 금요일 1일 + 연차휴가 월요일 1일 항목을 나눠서 입력해주세요.

(3) 결재프로세스를 구성하고, [기안하기] 버튼을 클릭합니다.

– 문서가 최종승인되면 휴가 일정이 구글 캘린더에 자동 등록됩니다.
– “Workflow 메뉴의 휴가통계” 에서 휴가신청 내역을 확인할 수 있습니다.

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2. 휴가통계(신청내역) 확인하기 (관리자)

(1) “Workflow” 메뉴의 “휴가통계” 메뉴로 접속합니다.

(2) 관리자에게만 나오는 버튼으로  [조직원선택]버튼을 클릭하면 조직도 팝업창이 나타나고, 직원을 선택하여 직원별 휴가신청 내역을 확인할 수 있습니다.

(3) [필터] 버튼을 클릭하면 “검색기간” 별로 휴가신청내역을 검색할 수 있습니다.

(4) 나의 휴가 일수 및 잔여 일수를 확인할 수 있습니다.

(5) [Excel 다운로드] 버튼을 누르면 검색내역대로 사용내역을 다운로드 받을 수 있습니다.

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3. 휴가신청서 인쇄하기

※ 휴가신청서를 인쇄 시 결재내역(서명)이 함께 출력됩니다.

(1) 최종승인된 혹은 결재가 진행중인 ‘휴가신청서’의  [결재문서 인쇄] 버튼을 클릭해주세요. (관련:“결재문서 인쇄”버튼을 눌러도 반응이 없을 때)

(2) [인쇄] 버튼을 눌러 출력합니다.

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