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여러 장의 영수증 CamScanner로 편하게 첨부하자 (PDF)

CamScanner
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Written by docswave

전자결재를 이용하고 계시는 분들은 지출결의를 기안할 때 어떤 방식으로 영수증을 첨부하고 계세요?

1) 모바일의 카메라로 사진을 찍고 이메일/메신저 로 전송하여 첨부한다.

2) 복합기를 통해 영수증을 스캔하고 PC에 저장하여 첨부한다.

3) 스마트폰의 스캔 어플을 이용하여 저장하고 첨부한다.

 

이러한 방법들을 이용해 지출결의를 진행하고 계실텐데요. 그럼에도 어떤 방법을 동원하더라도 편리한 방법은 없어 보입니다.

특히 여러 장의 영수증을 첨부해야하는 경우에는 영수증 사진을 한장씩 첨부하기가 너무 번거롭습니다.  총무 담당자에게도 여러 장의 영수증을 확인하는데 너무 일이 많아집니다.

그래서 이런 고충을 해결해드리고 더 편리하게 닥스웨이브를 이용하실 수 있도록 ‘팁’을 하나 공유드리고자 합니다!

바로 “Cam Scanner를 이용해 여러 장의 영수증을 한 번에 첨부하는 방법” 입니다.

 

◎ CamScanner – 문서를 PDF로 스캔하기

 

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CamScanner는 문서 스캔, 저장, 관리, 공유, 그리고 동기화 기능을 무료로 지원합니다.  휴대폰으로 문서를 스캔하면 불필요한 배경이미지 없이 종이문서만 스캔할 수 있는 모바일 앱입니다.

다양한 문서의 사진을 찍고 PDF로 변환시킬 수 있습니다. 여러장의 사진을 하나로 병합하여 일괄적으로 저장할 수도 있습니다. 또한 PDF 파일은 카카오톡, 슬랙 등의 다양한 메신저 앱, 이메일, 팩스 등 다양한 방식으로 공유와 전송이 가능합니다.

▷ CamScanner 어플 ⓐ 안드로이드 버전 ⓑ 아이폰 버전

 

 

◎ CamScanner 활용하기

1. CamScanner 으로 여러 장의 영수증 일괄 스캔하기

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1) 모바일의 CamScanner 어플을 켜고, ‘일괄 처리 모드’로 여러장의 영수증 사진을 순서대로 찍어줍니다.

2) 찍어둔 영수증 사진을 확대하여 스캔할 이미지 크기를 ‘편집’합니다.

 

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3) 편집을 완료했다면 ‘√ 아이콘’을 눌러 완료합니다.

4) 영수증이 여러 장이라면 옆으로 슬라이드하여 다른 영수증도 편집합니다.

5) 모두 완료되었으면 카메라 상태에서 ‘완료 버튼’을 눌러 영수증 스캔 작업을 마무리합니다.

 

 

2. PDF로 변환하고 공유하기

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1) 스캔 작업을 완료하면, 바로 파일(폴더)이 하나 생성됩니다.  이 때”공유 아이콘”을 클릭하면 PDF 파일이 생성되고, ‘메신저’, ‘이메일’ 어플을 통해 전송할 수 있게 됩니다.

2) 이 밖에도 “더보기 아이콘”을 클릭하면 “업로드 아이콘”을 통해서 다양한 클라우드 저장공간으로 업로드할 수도 있습니다.

 

3. 닥스웨이브(전자결재) 첨부하기

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1) PC 또는 구글 드라이브에 PDF파일을 저장했다면,  닥스웨이브에서 지출결의서를 작성할 때 편리하게 첨부하세요!

 

 

◎ 스캔한 영수증을 증빙자료로 보관해도 되는건가요?

네, 그렇습니다! 종이영수증(원본)을 가지고 있을 필요 없이 스캔한 영수증으로 보관해도 됩니다.  2015년 1월에 시행된 “국세기본법 제 85조의 3항“에 따르면,

③ 납세자는 제1항에 따른 장부와 증거서류의 전부 또는 일부를 전산조직을 이용하여 작성할 수 있다. 이 경우 그 처리과정 등을 대통령령으로 정하는 기준에 따라 자기테이프, 디스켓 또는 그 밖의 정보보존 장치에 보존하여야 한다.

라고 되어있습니다.  여기 나와있는 “전산조직”이란 데이터를 보관할 수 있는 전자/디지털 시스템을 말합니다. 즉, 구글 드라이브에 보관해둔다면 문제가 없습니다.

또한 증빙자료를 디지털시스템에 보관할 때에는 증빙자료가 언제든지 확인이 가능하도록 해야하고, 증빙자료에 대한 지출결의서 같은 결재문서와 함께 보관되어있도록 해야할 것입니다.

예를 들면 닥스웨이브의 기안서를 작성할 때, 문서명으로 구글 드라이브에 폴더가 생성되고 그 안에 문서와 첨부파일 등이 함께 보관됩니다. 그러므로 결재문서 와 증빙자료를 찾아야할 때면, 언제든지 구글 드라이브 혹은 Docswave에서 검색하시면 편리하겠죠!

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