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Docswave에게 가장 자주 묻는 질문(FAQ)

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Written by docswave
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Docswave의 도입을 고려중이거나 서비스에 궁금한 점이 있으신 분들은 이 글을 확인해주시길 바랍니다.

그 동안 자주 주셨던 질문을 정리했습니다. 참고하셔서 Docswave에 관한 궁금증을 해결하시길 바랍니다!

FAQ 0. Docswave의 마스터계정(최초로 조직을 생성한 계정)의 이메일을 삭제하지마세요!

-닥스웨이브에서 조직을 생성하면 마스터계정의 구글드라이브 “닥스웨이브 폴더”가 생성됩니다. 이 폴더는 닥스웨이브에서 사용되는 모든 데이터와 유기적으로 연결되어있습니다. 그래서 마스터계정의 이메일 계정이 삭제될 경우, 닥스웨이브와 연결된 모든 데이터가 사라져서 더 이상 닥스웨이브를 이용하실 수 없게 됩니다. 그러므로 닥스웨이브의 마스터계정을 삭제하지 않도록 유념해주시기 바랍니다.

FAQ 1. Docswave를 사용하려면 꼭 Google(지메일/구글앱스) 계정이 있어야만 하나요?

-네. Docswave는 Google 문서도구를 활용한 전자결재 서비스입니다. 사용자는 Google 문서로 기안서를 작성하고 Gmail로 결재요청 메일을 받습니다.  Docswave에서 작성된 문서와 파일은 Google Drive에 자동 저장됩니다.

따라서 Google 계정 사용자만 Docswave를 이용할 수 있습니다.

그러나 일반 이메일 계정(네이버, 다음, 네이트) 사용자도 이용하는 방법이 있습니다. “Gmail 없이 Docswave를 이용하는 방법” 링크를 확인하세요.

FAQ 2. 데모(체험용)버전이 있나요?

– Docswave는 무료/프리미엄에 대한 데모용 닥스웨이브를 제공하고 있습니다.

테스트용 조직을 생성하고 기안하기/결재하기 등의 다양한 기능을 이용하신 후 도입을 결정하세요. (데모 신청하기)

테스트를 해보신 후 Docswave운영팀과 워크플로우 정책 및 기능에 대한 논의가 필요하시다면 방문신청 남겨주세요!  (방문신청 하기)

FAQ 3. 마스터계정의 메일계정이 일반 사용자이어도 괜찮나요? 추후에 마스터계정을 변경할 수도 있나요?

– Docswave의 마스터계정은 Docswave의 모든 문서와 데이터를 소유합니다. 따라서 마스터계정의 소유자가 퇴사하거나, 계정이 삭제될 경우를 고려하여 “별도의 어드민 계정”을 이용하시길 바랍니다.

예) docswaveadmin@mycompany.com / contact@mycompany.com

– 현재 기술적인 문제와 구글정책에 의해서 마스터계정을 변경할 수가 없습니다. 불가피하게 변경해야할 경우, 다시 Docswave 조직을 생성하셔야 합니다.

참고로 기존에 사용하던 Docswave 조직은 삭제하거나 그대로 유지하셔도 됩니다. 삭제해야 한다면, 조직관리 메뉴를 통해서 삭제신청을 해주세요.

FAQ 4. 조직 생성시 입력한 정보는 나중에 변경할 수 있나요?

– 네.  변경하실 수 있습니다.  Docswave에 로그인한 뒤,  “관리자 > 조직관리 메뉴”에서 변경하실 수 있습니다.

*변경 가능한 항목: ‘조직명’  ‘URL’, ‘조직 로고’, ‘기본 사용 언어’, ‘기본 국가 ‘, ‘국가 시간대’, ‘ 이메일 수신언어’, ‘문서 제목 규칙’ 등을 변경하실 수 있습니다.  변경 방법은 “투토리얼(조직관리 투토리얼)”을 참고해주세요.

FAQ 5. Docswave에서 사용하는 문서와 첨부 파일들은 어디에 저장되나요? 그리고 첨부파일의 용량제한이 있나요?

–  사용되는 문서와 첨부 파일들은 Docswave를  생성한 계정인 마스터계정의 구글 드라이브 (Docswave용 폴더)에 저장됩니다.

PC에서 파일을 첨부할 경우, 최대 100mb 까지 첨부할 수 있습니다. 반면, 구글 드라이브를 통해 첨부할 경우엔 제한은 없지만 마스터계정의 구글 드라이브의 용량을 고려하셔야 합니다.  참고로 용량에 따라 첨부되는 시간이 오래 걸릴 수 있습니다.

FAQ 6. 데이터가 구글 드라이브에 저장된다면 저장공간에 얼마나 영향을 주나요? 그리고 용량 증설 방법은 무엇인가요?

– Docswave에서 생성되는 문서는 마스터계정의 저장공간에만 영향을 주며, 마스터계정이 아닌 일반 조직원의 경우 문서에 공유만 된 상태이기 때문에 저장용량에 영향을 받지 않습니다. 또한 구글의 정책상  문서 한 개에 최대 50MB(한글 512,000자 – 영문 1,024,000자를 포함함)를 초과할 수 없으며 구글 드라이브의 문서 자체가 용량을 많이 차지 않습니다. 따라서 단기간 내에 마스터계정의 저장공간을 증설할 필요는 없으실 겁니다.

만약 마스터계정의 저장공간이 한도에 가까워진 경우, 구글 사이트를 통해 별도로 추가 용량을 구입하실것을 권해드립니다. (드라이브 용량 결제 사이트)

FAQ 7. 마스터계정의 구글 드라이브에 생성된 “Docswave 폴더”를 삭제해도 되나요?

절대 삭제하시면 안됩니다. 구글 드라이브에 생성된 폴더를 삭제할 경우, Docswave에서 기안문서와 관련된 모든 작업을 하실 수 없습니다. (자세히 알아보기)

FAQ 8. Docswave의 보안이 궁금합니다. 문서 유출의 위험은 없나요? 

– 마스터계정의 구글 드라이브에 저장된 문서와 파일은 접근권한이 있는 사용자에게만 공유가 됩니다. 여기서 접근권한이 있는 사용자이란, 결재문서와 관련된 사용자로서 결재 프로세스에 포함된 사람들을 말합니다. 권한이 없으면 조직원이라도 문서를 열람하실 수 없습니다. (관리자 제외)
따라서 절대로 외부로 문서나 첨부파일이 유출될 수 없으며, Docswave의 운영팀도 고객의 문서를 볼 수 없습니다. (Docswave 보안 포스팅 참고)

FAQ 9. 사용중인 도메인을 Docswave와 연결할 수 있나요?

– Docswave URL을 도메인 주소와 연결하시려면 도메인을 구입한 사이트나 업체를 통해서 가능합니다.

* 호스팅 사이트에 접속합니다. “도메인 관리 메뉴”로 접속해주세요. 그런 다음, 원하는 도메인 주소 (예시:docswave.mycompany.com)에  미리 등록해놓은 Docswave URL (예시:www.docswave.com/mycompany)을 입력하여 포워딩시키시면 됩니다.

FAQ 10. Docswave는 구글 캘린더와 연동되나요?

-프리미엄 서비스를 이용하면 Docswave와 구글 캘린더를 연동할 수 있습니다. 예를들어, 기안자가 휴가신청서를 작성하고 최종승인이 되면 캘린더에 자동으로 휴가일정이 등록되고 해당 캘린더가 모든 직원에게 자동으로 공유됩니다. (자세히 알아보기)

FAQ 11. 사용자 수의 제한이 있나요?

– Docswave는 사용자 수의 제한을 두고 있지 않습니다. 또한, 하나의 계정이 다 수의 Docswave 조직을 만들 수 있습니다.

FAQ 12. 모바일과 태블릿PC에서 이용할 수 있나요?

– Docswave는 모바일 “웹”을 제공하고 있습니다.  회원님들은 모바일 웹을 통하여 결재(승인/반려) 및 전체 문서를 확인할 수 있습니다. 또한 조직원 정보와 게시판, 공동연락처 기능을 PC 버전과 동일하게 이용하실 수 있습니다. (Docswave 모바일 웹 안내 참고)

FAQ 13. 특정 게시판을 특정 부서만 볼 수 있도록 설정할 수 있나요?

– Docswave 무료버전에서는 게시판이 모든 직원에게 오픈되어 있지만, 프리미엄 서비스(유료)에서는 사용자나 팀/부서별로 이용할 수 있습니다. 관리자 메뉴를 통해서 접근권한을 설정할 수 있습니다.  (프리미엄 서비스 2016년 5월 출시)

FAQ 14. 한 명씩 차례로 결재하지 않고, 동일한 순서에 여러 명의 결재자를 설정할 수  있나요?

– 해당 기능은  “합의”라는 기능으로, 동시에 2명 이상의 결재자가 동일한 단계에서 모두 승인을 해야만 다음 단계로 이동하거나 최종 승인되는 기능입니다. (무료 및 프리미엄 버전 모두 제공됩니다.)

FAQ 15. 문서 제목을 변경하고 기안을 했는데, 제목이 변경 전으로 보입니다! 오류인가요?

– 혹시 기안문서를 작성하는 문서 상단의 구글문서의 제목을 변경하셨나요? 닥스웨이브의 문서 제목은 [기안] 버튼 아래의 “결재 프로세스 바(bar)”의 “문서제목”에 따라  영향을 받습니다. (기안서의 문서제목이 바뀌지 않았다면?)

 

FAQ 16. 프리미엄 서비스와 무료서비스의 차이점은 무엇인가요?

Docswave는 기본적으로 무료 서비스이지만 Premium 서비스로 업그레이드를 하시면 더욱 다양하고 편리한 기능들을 이용하실 수 있으며 안정적인 고객 서비스를 보장받으실 수 있습니다. 아래 포스팅을 통해서 다른 기업들이 프리미엄 서비스를 이용하는 이유를 확인해보세요.

무료서비스와 프리미엄 서비스의 차이점 확인하기

 

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  • 초보자

    기안문서 작성시 [삽입]-[그림] 에서 캡쳐된 화면을 붙여넣고 닫기 눌러도 그림이 뜨지 않습니다. 캡쳐된 화면을 삽입할 수 있는 다른 방법이 있을까요 ?

    • 안녕하세요!
      우선 문서는 스프레드시트 문서에서 작성중이신가요? (워드일 경우 문서에 바로 붙여넣기하시면 들어갑니다!)
      삽입>그림>캡쳐이미지 붙여넣기하여 넣으면, 그림이 영역만 보일뿐 시각적으로 보이지 않으시죠? ㅠㅠ
      저희도 Docswave뿐아니라 구글사이트에서도 안보이고 있기 때문에 구글버그로 보입니다.

      따라서 다음 방법을 이용해주세요!
      – Docswave기안문서작성 > 작성중인문서 상단 > Google 에서 편리하게 편집하기 버튼 클릭 > 삽입 > 이미지 > 업로드 (저장된 이미지 파일)

      혹시 더 자세한 설명이 필요하시다면, support@docswave.com 으로 문의를 남겨주세요! 감사합니다.

      • 초보자

        안녕하세요 ! 말씀해주신 방법은 저장된 이미지만 가능한것 같은데, 캡쳐된 이미지를 복사해서 붙여넣기로 삽입할수 있는 방법이 있는지 문의드립니다.

        • 안녕하세요! 좋은아침이네요~!

          아무래도 구글 스프레드시트에서 복사해서 붙어넣기 기능인 웹 클립보드를 사용할 수 없는 것 같습니다.
          다음의 링크를 보시면 https://support.google.com/docs/answer/161768?hl=ko
          [google 문서 편집기 도움말] 내용중 웹클립보드를 사용할 수 없는 것 같습니다.

          또한 [이미지 또는 동영상 삽입/삭제]
          https://support.google.com/docs/answer/97447 에서 이미지를 복사하여 붙여넣기 기능은 스프레드시트에서는 사용할 수 없다고 나와있습니다.

          구글에 문의/문제보고 를 해둔 상태이나 확실히 언제 개선이 될지는 알 수가 없습니다 ㅠㅠ 괜찮으시다면, 저장한 이미지를 올리시는 방법을 이용해주셔야할 것 같습니다.

          덧붙여 Docswave에서 구글문서 안에 이미지를 업로드하는 것이 안되세요! 그래서 문서 위의 [Google Drive에서 편리하게 편집하기] 버튼을 클릭하셔서 넣어주시기 바랍니다!

          감사합니다.

  • Jae Hyung Hyun-seok Kim

    닥스웨이브 어플은 없는건가요? 스마트폰으로 기안문서 작성하기가 너무 힘드네요…

    • 안녕하세요 회원님! Docswave 운영팀입니다.
      우선 아직은 모바일 어플리케이션이 없고, 모바일 웹페이지에서 PC버전으로 작성만 가능하세요. ㅠㅠ

      이 점에 대한 양해를 부탁드립니다!
      저희도 모바일 앱에 대한 회원님들의 요청을 인지하고 있습니다! 빠른 시일내에 어플리케이션을 출시할 수 있도록 노력하겠습니다. 😀

  • JUNGMIN KIM

    테스트로 기안 작성해 봤는데.. 결재 완료 문서를 삭제할 수는 없나요?

    • 안녕하세요 회원님! Docswave 운영팀입니다.
      마스터계정 또는 문서관리자이시면, “관리자 메뉴중 전체문서함 메뉴”에서 삭제하실 수 있으세요!
      혹시 다른 문의사항이 더 있으시다면, support@docswave.com 으로 보내주시면, 답변드리겠습니다! 감사합니다.

  • 김소연

    테스트로 조직만들어봤는데 삭제할수는없나요?? 아무리찾아도 없네요ㅠㅠ 제 구글계정으로 만든 조직을 없애고싶어요~!

    • 안녕하세요! 조직삭제하시려면 Docswave접속 후조직관리 메뉴에 접속해주세요! 상세메뉴 중 ‘조직삭제신청하기’ 버튼을 눌러주시면 됩니다! 저희 운영팀에서 확인 즉시 삭제처리됩니다. 🙂

  • 키무상

    저희 회사에서 닥스웨이브를 사용중입니다. 문의사항이 있습니다. 문서를 기안하고 나서 일정시간이 지나면 수정버튼이 없어지고 보기전용으로 바뀌네요 ㅠ 이게 일정 시간이 지나면 자동으로 수정버튼이 없어지는건지, 아니면 첫번째 결재해주실 분이 이 문서를 확인하시면 수정할 수없게 바뀌는건지 궁금하구요.. 그냥 첫번째분이 결재하시기 전까지는 계속 수정할 수 있도록 설정을 할수는 없을까요?? 그리고 수정버튼이 없어진후에는 수정하고 싶으면 수정 권한을 요청하라고 하는데 누구한테 수정요청을 하면 되나요?? 닥스웨이브를 만들고 담당하고 계신 팀에서도 수정권한 관련된 내용은 잘 모르시겠대요..

    첫번째 결재자분이 거의 팀장님이신데 팀장님이 올리고 나서 바로 확인하시는게 아니라 시간나실때 확인하시고는 이런 문구 추가해라 라던지 첨부파일 추가해서 올려라 이런 말씀을 하시는데 그때는 이미 수정이 불가해서 일일이 다시 결재를 올려야해요 ㅠ 너무 불편해요 ㅠㅠ 그렇다고 팀장님한테 바로바로 확인해달라 말씀드릴 수도 없고 ㅠㅠ 정확한 규정 좀 말씀부탁드려요 ㅠㅠ

    • 안녕하세요 🙂 Docswave 운영팀입니다. 기안문서작성 및 Docswave 문서수정 정책 기능에 대한 자세한 설명을 드려야할 것 같습니다!

      남겨주신 이메일로 답변 보내드리겠습니다!! 🙂

  • 김소연

    안녕하세요 전자결재시스템 활용과 업무공유를 위해서 닥스웨이브를 사용중입니다.

    기안서를 작성해서 올리고나면 중간중간 수정은 불가능 한건가요?
    결재서류 외에 한명이 자료를 올리고 그 자료를 다른 직원도 수정하고 하는 형식으로 문서를 활용할 수 있는 방안은 없는지요?

    그리고 게시판에 글을 쓰는 형식은 자유롭게 변경이 안되나요?ㅠㅠ
    예를 들면 엑셀 시트처럼 표를 자유롭게 사용하고 화살표를 넣고 한다던지….
    게시판 작성은 거의 메모장처럼 글만 쓸수있게 돼있어서 어렵네요
    그래서 기안서로 문서를 공유하려했는데 기안서는 수정이 자유롭지 않더라구요
    제가 활용을 잘 못하고 있는건지…아니면 프리버전이라 그런지요…

    그리고 마지막으로 캘린더는 어떻게 사용이가능한가요? 프리버전에는 캘린더가 아예없는지요
    각 직원이 일정을 올리고 함께 공유하여 볼 수 있는 캘린더는 없나요?

    • 안녕하세요 김소연님, Docswave 운영팀입니다!

      Docswave 정책상 기안이후엔 기안자에게 보기권한만 주어집니다. 기안을 취소하시려면 첫번째 결재자가 문서를 열람하기 전까지 기안취소가 가능합니다.

      그리고, 기안자는 수정할 수 없지만, 결재자들에게 수정권한을 줄 수 있습니다. 결재자 옆에 체크박스를 선택하고 기안하시면, 해당 결재자 차례에서 문서를 수정하실 수 있습니다.
      +) 합의기능을 이용하시면, 같은 단계에 여러명이 문서를 확인하고 수정할 수도 있습니다. 구글 양식 기안서에만 누가 수정했는지 추적가능합니다.

      기안서가 아닌 문서를 업로드하고 협업하는 공동작업을 말씀하시는 걸까요? 그렇다면, (구글계정을 이용중이시므로) 구글 드라이브를 이용해보시는 것은 어떨까요? 구글 드라이브에서 문서를 업로드 또는 생성한뒤 직원들에게 공유해서 서로 문서를 수정해나가는 방법이 있습니다. ( http://editorizer.tistory.com/95 )

      게시판의 경우, 제공되는 에디터기능으로만 활용가능하신 점에 대해 양해를 부탁드립니다.

      혹시 엑셀과 같은 문서를 공유하고 계속해서 안의 내용을 수정하길 원하신다면, 앞서 말씀드린 구글의 스프레드시트를 이용하셔서 공유하시는 것은 어떨까요? 스프레드시트는 웹 페이지에서 데이터를 작성할 수 있고 실시간으로 자동저장 및 직원들과 공유(협업)이 가능한 서비스 입니다. (https://www.google.com/intl/ko_kr/sheets/about/)

      Docswave는 별도의 캘린더를 제공하지 않습니다. 그러나 회원님이 사용하고 계시는 Google계정에는 Google Calendar 서비스가 포함되어있습니다. 따라서 구글 캘린더를 이용하셔서 직원들과 일정을 공유하실 수 있습니다. (calendar.google.com/calendar)

      그리고 Docswave 무료버전에서는 휴가신청서나 기안문서와 관련된 일정연동 기능이 제공되진 않습니다. (http://wp.me/p88dBo-2AX)

      아울러, Docswave에 로그인된 계정을 sign out하시면 홈페이지 화면에 채팅창 화면이 나타납니다! 이는 Docswave 고객을 위한 채팅창이므로 이쪽에 문의 남겨주시면, Docswave 및 구글 드라이브 활용에 대한 설명을 드리겠습니다!

      감사합니다!

  • Se Hoon Lee

    기안문서를 작성해서 올리면 메일이 받은편지함을 거치지 않고..
    전체보관함으로 이관 되는데 어떻게 해야 하나요?
    라벨을 만들어도.. 핸드폰에 동기화 알람이 뜨지 않고.. 해당 라벨로 바로 이동됩니다.