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Docswave 지출/구매 업무 프로세스 관리 팁!

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Docswave를 통해 지출결의 및 품의, 구매요청 등의 업무를 처리하고 계신가요? 그렇다면 관련 업무 프로세스는 어떻게 관리하고 계신가요?

지출/구매에 대한 업무프로세스는 최종승인된 문서의 내역에 따라 담당자가 송금·카드결제 등의 비용처리가 되어야만 끝이 납니다.

● 일반 지출/구매 업무 프로세스 :
구매요청서 기안 → 결재 → 최종승인 → 구매 부서에서 지출 → 담당자 확인/완료

이때,  기안자는 담당 부서가 구매 처리했는지 확인을 해야만 합니다. 그런데 어떻게 진행상황을 확인하고 관리할 수 있을까요?  Docswave에서 업무 프로세스를 관리하는 팁을 알려드리겠습니다!

 

1. 라벨 기능으로 진행 상황 정리하기

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최종승인은 됐지만 아직 결제 처리 전의 구매요청서 또는 지출결의서를 “처리전” 또는 “미입금(결제)” 등의 “벨로 지정하는 방법”입니다.

담당부서에서 결제 처리를 완료하였으면, 지정한 라벨을 제거하므로써 업무가 완료되었음을 구분할 수 있습니다. 라벨은 한 문서에 여러 개를 지정할 수 있기 때문에 “품의서”와 “미결제”를 중복하여 지정해둘 수 있습니다.

 

-라벨 만들고 지정하기-

(1) Workflow 메뉴의  +라벨만들기 메뉴를 클릭하여, “미입금”, “미결제”등의 라벨을 만듭니다. (라벨 만드는 방법)

(2) Workflow문서 메뉴에서 구매요청서 혹은 지출결의서를 선택하세요. [라벨편집] 버튼을 클릭한 후 ‘문서에 라벨지정‘ 을 통해 만들어 놓은 라벨을 지정합니다.

* 구매처리가 완료되었으면 라벨을 제거해주시거나, 완료 라벨로 교체해주세요!

* 개인 경비 지출로 인해 회사로 부터 송금받는 지출결의서도 위와 같이 관리해보세요! (예: 미입금, 입금완료)

 

 

2. 코멘트 기능을 통해 처리결과 알려주기

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구매 담당자라면, 송금 등 결제를 완료한 뒤 코멘트 기능을 통해 처리결과를 알려주세요!

결재가 최종완료된 후에도 해당문서에 코멘트를 남기실 수 있고, 기안자에게만 코멘트를 남길 수 있다는 것! 알고 계시죠?

 

 

 

덧붙여 추후 Docswave Premium “구매요청서나 지출결의서”의 “처리 확인” 기능을 추가할 예정입니다. 이후 업데이트 시 다시 안내하겠습니다!

 

 

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