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[Docswave Tips] 문서 작성의 킹스맨 : 시크릿 매너 5가지

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Written by docswave
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“Manners maketh man. 매너가 사람을 만든다.

영화 속 수트핏이 멋진 콜린퍼스가 하는 킹스맨의 명대사죠?

문득 이 명대사를 ‘직장인’에게도 적용해보는 것이 어떨까 란 생각이 떠올랐습니다.

정장차림으로 외모를 가꾸는 것이 아니라, 이를 테면, 직장 동료에게 예를 갖추고 대화를 하거나, 함께 작업하는 동료를 배려하기 위해서 빠르게 업무처리를 한다든지 또는 서로의 의견을 조율하며 작업을 하는 것들이죠!

그런데 이렇게 생각하다보니…회사원들에게 가장 중요한 무기는 ‘문서’이며 이를 킹스맨처럼 매너있게 작성하는 방법을 정리해보는 것이 좋겠다고 생각이 들었습니다.

그래서 준비해봤습니다.  직장인의 “문서 작성 킹스맨(Kingsman) 되는 방법!!” 

맞춤법과 예를 갖춘 문체 등은  문서 작성의 기본적인 매너라고 여기고, 문서 작성 시 꼭 염두에 두어야 할 매너들을 정리해 보았습니다.

함께 확인해 보실까요?

  1.  문서 작성의 길잡이, ‘문서 제목’

문서에서 가장 중요한 것은 ‘문서 제목’ 입니다. 문서의 서론부터 결론까지 내용을 의도한대로 작성하기 위해선 제목 선정이 중요합니다. 신중하게 제목을 선정한 뒤 글을 쓰면, 목적을 잃지 않고 끝까지 마무리할 수 있기 때문입니다.

또한, 제목은 직관적이고 알기 쉬워야합니다. 의도적인 것을 제외한 긴 제목은 지양하고 대신에 깔끔하고 간결한 제목을 사용합니다. 제목만 봐도 문서의 내용을 짐작하게 하여 읽는 사람이 집중하도록 말이죠!

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  1. T.P.O. 와 독자를위한 배려

‘작성하는 문서의 종류는 무엇인지’, ‘무슨 목적을 위해 작성되는지’, ‘문서작성 시기는 언제인지’ 에 따라서 문서를 작성해야 합니다.  이것들을 T.P.O.(Time, Place, Occasion) 에 따른 문서작성이라고 하며, 이를 항상 염두하고 글을 작성합니다. 더불어 누가 읽는지도 충분히 고려를 해야 합니다. 문서를 읽는 사람이 생소하게 여기는 주제일 경우엔 설명을 충분하게 써주고, 반면에 누구나 아는 주제를 문서화하는 것이라면 친절한 상세설명은 줄이는 것이 좋습니다.

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  1. 납득할 만한 근거를 갖추기

여러분의 문서를 읽고 독자가 긍정적인 반응을 보이려면, 글에 신뢰감을 줍니다. 신뢰감을 주기위해서는 글을 길게 쓰거나 현란한 미사여구를 쓰는 것보다, 논리적인 전개와 구성을 통해 작성합니다. 서론-본론-결론 등으로 문서 내용을 나누어 작성하고, 텍스트 강조 혹은 글머리 기호 등을 통해서 전달하고자 하는 핵심 메시지를 강조해줍니다. 또한,  문서에 정략적인 데이터를 보여줍니다. ‘수치’는 글보다 믿음직스럽게 느껴집니다. 이와 더불어 ‘그림(도표)’을 넣어줍니다. 도식화된 수치를 보여줌으로써 전달하기 어려운 정보를 단순하면서 가독성이 높은 글로 만들어 줍니다.

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  1. 문장은 간결하게,  내용은 친절하게

문서를 작성할 때, 문장은 길게 늘려 쓰지 않고, 필요한 말만 간단하게 효과적으로 작성합니다.  어려운 어휘와 수식어를 많이 사용한 글은 화려하지만 의미가 약한 글로 보이기 쉽고, 주어를 알 수 없는 문장은 내용을 복잡하게 만들어 의사전달이 되지 않습니다. 또한 같은 단어를 반복적으로 사용할 경우, 식상하고도 지루한 글이 됩니다. 업무 문서에서 중요한 것은 의사 전달과 설득입니다.

문장이 간결해지더라도 문서의 내용은 읽는 사람이 설득될 수 있도록 이해시킬 수 있는 충분한 정보가 다루어져야합니다. 문서를 읽은 사람이 작성자에게 다시 물을 필요도 없이 친절하게 설명해줍니다.

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  1. 문서를 다시 읽어 보세요!

문서를 모두 작성했다면 동료나 친한 상사에게 검토를 요청해보세요. 잘 쓴 문서에 대한 기준은 다양합니다. 그러나 누가 봐도 납득할 수 있고, 객관적인 판단으로 바라봤을 때 인정받을 수 있는 문서라면 완벽에 가까운 문서일 것입니다. 리뷰를 통해 나의 문서 실력이 상승할 수 있다면 리뷰요청을 많이 할수록 좋겠습니다!

*본 글은 CEO를 감동시키는 문서작성의 비밀(도서), 저절로 납득이 되는 문서 만들기, 비즈니스 문서 작성법, 직장인들이 알아야할 문서 작성 요령 등의 여러 자료들을 토대로  작성되었습니다.

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