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문서 공유로 원활한 협업하기(feat. 구글 드라이브)

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Written by docswave

구글 드라이브(Google Drive)의 가장 큰 특징으로는 강력한 보안을 들 수 있습니다. 그런 보안 설정 중 하나로 가지고 있는 파일/폴더를 원활히 공유할 수 있는 권한을 설정할 수 있습니다. 공유 권한을 부여하는 것은 구글 드라이브를 활용하여 협업 시 필수적인 요소입니다.

이번에는 구글 드라이브 공유에 대해 간략히 알아보겠습니다.

 

1. 구글 드라이브에서 파일 공유하기

구글 드라이브 내부에서 파일이나 폴더를 공유를 통해 손쉽게 협업할 수 있습니다. 공유 시 해당 파일에 대해 어떤 수준으로 작업할 수 있을지 설정을 할 수 있습니다.

수정 가능/댓글 작성 가능/보기 가능으로 나뉘어지며 공유 대상자의 직책과 역할에 따라 적절히 설정해야합니다. 또한 폴더에 공유 설정이 되면, 해당 폴더 안에 속해있는 파일 및 하위폴더들에게도 자동적으로 공유가 되니, 유념하셔서 공유해야합니다.

파일 공유

2. 파일 공유 권한 설정하기

특정 사람에게 파일을 공유할 수 있지만, 파일의 링크만 있으면 접근할 수 있는 링크 공유 설정도 별도로 할 수 있습니다.

링크 공유 설정은 공유 팝업창에서 [고급] 버튼을 누르면 별도로 설정할 수 있습니다.

링크 공유 설정은 마우스 우클릭 > 공유 가능한 링크 가져오기에서도 간편하게 이용할 수 있습니다 🙂

 

공유 설정

이 때 중요한 것은 링크 공유 설정과 직접 공유 설정의 구분입니다.

링크 공유 설정과 직접 공유 설정은 별개이기 때문에, 링크 공유 설정을 통해 권한을 부여했다가 회수해도 직접 공유한 사람의 권한에는 영향이 미치지 않습니다.

링크 공유 설정은 해당 파일/폴더의 링크만 있으면 불특정 다수에게 공유가 되는 것이기 때문에, 공유 시 꼭 유의해주세요.

설정 시, “편집자가 엑세스 권한을 변경하고 새 사용자를 추가하는 것을 차단합니다.” 에 체크 박스를 클릭 후 설정하면, 공유 대상자가 해당 파일을 또 다른 누군가에게 공유하는 것을 막을 수 있습니다.

 

3. 링크 공유 권한 부여하기

G suite 사용 여부에 따른 링크 공유 권한에 대한 폭도 달라집니다. 기업용 서비스인 G suite을 사용하는 조직이라면, 내부 임직원에게도 공유 단계를 설정할 수 있습니다. 회사에서 중앙적으로 문서 보안을 설정하기에 적합한 케이스 입니다.

공유 설정 지스윗지메일

혹시라도 링크 공유에 대한 권한에 더 자세히 알고 싶다면, 이 도움말을 참고해주세요.

 

4. Docswave 폴더 공유 권한

그렇다면 Docswave의 공유 권한은 어떻게 되어있을까요? 아시다시피, Docswave는 조직을 생성한 마스터계정의 구글 드라이브 > 내드라이브 에 데이터들이 저장됩니다.

회사의 정보가 담겨있는 소중한 Docswave 폴더이기 때문에, 당연히 비공개 처리 (공유되어있지 않음)으로 되어있습니다. 즉, 마스터 계정 말고는 그 폴더에 대한 전체 권한을 가지고 있지 않다는 말입니다.

기안 문서 작성 시 해당 문서의 프로세스에 속해있는 사람에게만 권한이 부여될 뿐, 전체적인 소유권은 마스터계정에만 있습니다. 그렇기 때문에 이 폴더는 절대로 공유하시면 안됩니다 🙂 회사의 소중한 정보니까요!

docswave 폴더 소유자

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