도입사례

[Interview] “분산된 사업장의 느렸던 의사결정이 신속해지다” 굿네이버스 중·남미 지부

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닥스웨이브는 소외된 사람없이 더불어 사는  더 좋은 세상을  만들어가고 있는 비영리 단체에게 Docswave Premium 서비스를 무료로 제공하고 있습니다.

현재 다양한 분야의 비영리단체에서 닥스웨이브를 이용하고 있는데요. 이 중에서도 세상의 좋은 변화를 만들어가고 있는  “굿네이버스 도미니카 공화국 지부”, “굿네이버스 니카라과 지부”에서 닥스웨이브 이용에 대한 인터뷰에 응해주셨습니다.

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  • 인터뷰에는 굿네이버스 도미니카 공화국 지부의 윤지용 님, 굿네이버스 니카라과 지부의 박혜정 님께서 답해주셨습니다. 감사합니다.

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Q1. “Docswave를 도입하기 전에는 의사결정의 진행과정 혹은 업무에서 어떤 문제점이 있었나요? “

굿네이버스 도미니카 공화국 : 굿네이버스의 해외 지부에는 제대로 구축된 전자결재 시스템없이 메일로 의사결정이 이루어지다 보니 사업이 정체되는 경우가 있었습니다.

굿네이버스 니카라과 :  저희 단체의 해외사업장은 예산, 구동 시스템, 인터넷 상황에 영향을 받거나, 국가별로 갖추어야 하는 문서들이 각기 달라 결재시스템을 구축할 수가 없었습니다.  Head Office와 CDP(지역개발사업장) 오피스가 따로 분리되어 있어 항상 결재가 길어지곤 했습니다. 또한 모든 활동을 진행하기에 앞서 본사에 승인을 받아야했고, 이후 최종업무보고는 인쇄물을 통해 한번 더 결재를 받아야했습니다.  그러다보니 사업장 직원들은 항상 결재가 늦어지는 데에 불만이 있었고 최종결재의 경우, 종이문서로 진행하다 보니 분실이나 훼손 위험이 있었습니다.

 

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Q2. “Docswave를 도입하게 된 결정적인 계기는 무엇인가요?”

굿네이버스 도미니카 공화국 : 거리에 상관없이 신속한 의사결정을 진행할 수 있고, 게시판을 통해 협업을 진행할 수 있기 때문에 도입하게 되었습니다.

굿네이버스 니카라과 :  니카라과 지부는 이제 막 시작한 지부이기 때문에 사내시스템을 갖추려고 했습니다. 여러 프로그램을 검토중 구글과 연동되는 전자결재와 특히 사내 인트라넷으로 활용할 수 있는 게시판 기능이 있어 저에게 매우 매력적이었습니다. 또한  메일로 몇번씩 주고받으면서 수정하는 것보다 바로바로 코멘트를 주거나 수정할 수 있는 것도 좋은 점이었습니다. 아! 그리고 Docswave의 빠르고 친절한 Q&A이지요.

 

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Q3. “굿네이버스가 Docswave를 통해 가장 많이 사용하는 업무 문서는 어떤 문서인가요? 그리고 그 문서를 Docswave에서 어떻게 활용하고 계시나요? “

굿네이버스 도미니카 공화국 : 주로 의사결정(사업계획 승인, 결과보고 제출 등) 관련 문서를 사용하고 있고 자체 Form을 등록하여 사용중입니다.

굿네이버스 니카라과 : 시범적으로 HR관련 문서를 사용해보고 있는데요. 직원 교육을 거쳐서 모든 문서(project proposal, expense report, trip report 등등)를 전자결재화 하려고 합니다.

 

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Q4. “그 외 Docswave를 어떻게 활용하고 계신가요? “

굿네이버스 도미니카 공화국 : 게시판을 활발히 사용중입니다. 사업의 특성상 원거리 사업장이 많은데 의사교환을 할 때 또는 사업결과를 공유할 때 많은 도움이 되고 있습니다.

굿네이버스 니카라과 : 게시판에 공지, 부서별 게시판 및 경조사 게시판을 만들고 공지 및 가이드라인을 공유하여 활용하고자합니다.

 

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Q5. “직원들이 구글드라이브 문서를 사용하는데 어려워하진 않나요?”

굿네이버스 도미니카 공화국 : 컴퓨팅 환경에 익숙치 않은 직원들이 좀 있었습니다. 기본적으로 컴퓨터와 구글 서비스에 대한 이해가 떨어지기 때문에 초반에는 어려움이 있었습니다만 차차 적응하고 있는 중입니다.

굿네이버스 니카라과 : 사용할 모든 문서들은 구글양식으로 등록할 예정이고, 현재 사용중인 본사 직원들은 이미 마이크로소프트 프로그램을 잘 활용했던터라 어려워하진 않습니다. 지역사업장을 오픈하면 사용교육을 진행할 계획입니다.

 

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Q6. “Docswave를 다른 비영리 단체에 추천해주신다면 어떤 말씀을 해주고 싶으세요?”

굿네이버스 도미니카 공화국 : 의사결정 과정이 많이 줄어들었습니다. 이 것만으로도 도입할 가치는 충분한 것 같습니다.

굿네이버스 니카라과 : 사업장이 타 국가에 있어 메일로 결재를 하셨거나 저희처럼 한 국가일지라도 여러 지역에 사무실이 있어 결재 처리기간이 길고 문서보관에 어려움을 겪고 계신다면, Docswave를 통해 사내 인트라넷 시스템을 구축하시면 좋을 것 같습니다. 무엇보다 비영리단체엔 프리미엄 시트를 지원해주시니 부담없이 사용할 수 있는 점은 더더욱 최고이구요.

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