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ファイルフォーマットにプロセスをマッチングする方法

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Docswave Premiumでは管理者が各ファイルフォーマット別Process(プロセス)と題目規則を事前に設定することができます。 従って、メンバーが起案ファイルを作成する時に、決裁プロセスを間違えて入力すれば、毎回管理者に問い合わせる必要がありません。 何故なら、ファイルフォーマットの中には管理者が事前に設定しておいた決裁プロセスが自動で入力されているからです。

特に様式と決裁Processをマッチングする時に、共同プロセスの新しい機能である『起案者が直接選択」機能を利用してプロセスを登録してみてください。管理者の決裁Processの管理方法がより簡単になります。

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Processの「起案者が直接選択」機能

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「起案者が直接選択」 機能は共同プロセスに新しく追加された機能で起案者により特定順序の決裁者が異なる場合を考慮した機能です。管理者が事前に登録しておいた決裁プロセスの「起案者が直接選択」欄を利用して起案者は 直接決裁者を選択することができます。

例えば、あるグループで使用した休暇申請書の決裁プロセスを思い出してみましょう。「 起案者ー人事チーム次長 起案者の部署チーム長ー代表理事の部署チーム長-代表理事」 順で決裁Processが定まっていたとしたら起案者の部署チーム長は各部署別違うでしょう。このプロセスに  「起案者が直接選択」機能を登録しておくと誰でも自分のチーム長を追加すればミスなく便利に起案できます。

共同プロセスに「起案者が直接選択」項目追加する

共同プロセスに 「起案者が直接選択」機能を追加する方法は既存の 共同プロセス設定する 方法と似ています。決裁プロセスを設定する方法を事前に確認してください。.

(1) 共同プロセス登録画面からプロセスの [+承認者] もしくは [+協調者]ボタンをクリックします

(2) 組織図 画面の右側の「起案者が直接選択」 タブ(Tab)を選択します。

起案者が直接選択 タブ(Tab)は “起案者が直接決裁者を選択できるように管理者が案内説明を作成することができます。

(3) 「起案者がどの様に決裁者を追加しなくてはいかないか」に関する説明を作成してください。そして [保存] ボタンをクリックして保存してください。

(4) 起案者選択リストから選択項目を選択して [OK] ボタンをクリックします。

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ファイル様式にProcess マッチングする方法

1. 事前に作った共同プロセスをファイル様式にマッチングする方法 

共同プロセスメニューから事前に作ったプロセスをファイル様式にマッチングする方法です。

(1) 管理者 メニュー > ファイル様式 メニューにアクセスしてください。

(2) ファイルリストから ファイル様式を選択肢  [プロセス編集] ボタンはクリックします。 そして「様式にプロセス指定」項目を選択します。

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(3) プロセス選択 ポップアップに表示された共同プロセスリストの中で該当するプロセスを選択して下記の  [OK] ボタンをクリックしてください

様式リストのプロセスを指定した様式名の横にプロセスマークが見えたらマッチングさえたという表示です。

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2. ファイル様式に共同プロセスを直接設定する方法

ファイル様式内にプロセスを直接設定してマッチングする方法です。

(1) 管理者メニュー  > ファイル様式メニューにアクセスしてください。

(2) 様式リストからファイル様式を選択しましょう。

(3) ファイル様式右側のプロセスバーから [+承認者] もしくは [+協調者] ボタンをクリックして決裁者を追加します。そして受信者もしくは閲覧者を追加して決裁プロセスを完成させます。

(4) 最後に[保存]ボタンを押して登録してください。

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ファイル様式にマッチングされたプロセスを除去する

(1) 管理者メニュー  >ファイル様式メニュー にアクセスしてください。

(2) プロセスがマッチングされたファイル様式を選択し、 [プロセス編集] ボタンをクリックします。そして様式プロセス除去 項目を選択します。

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(3) プロセス除去再確認するポップアップに  [YES] ボタンをクリックします。

ファイル様式別 「題目規則」を設定する方法 

(1) 管理者メニュー > ファイル様式 メニューでアクセスしてください。

(2) 様式リストからファイル様式を選択します。

(3) 「起案ファイル題目規則設定」 の [変更する] ボタンをクリックしてください。

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(4) ファイル様式に合わせて題目の規則を修正し、[保存] ボタンをクリックしてください。

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(5)  様式修正画面上記の [保存] ボタンを押して登録を完了してください。

 

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