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共同プロセスを設定する

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共同プロセスは、すべてのメンバーが利用できる決裁ラインです。管理者が事前に設定しておくことで、すべてのメンバーが共同プロセスを利用し、手軽に起案することができます。

▶ 管理者 > 共同プロセス にアクセスします。

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1. 共同プロセスを構成する

Add Process(プロセス追加)ボタンをクリックすると、次のような共同プロセス登録画面が表示されます。以下の方法を参照しながら登録してください。

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(1) プロセス名を入力します。

(2) プロセス情報を入力します。

a)承認者:ドキュメントを承認する人です。ドキュメントは、最初の承認者から最終承認者まで順番に承認されます。

b)協力者:承認者と同様に、承認しなければ次のプロセスに進めません。承認者とは名称のみ異なります。

c)  受信者:最終承認の完了後にドキュメントを受信する人です。

– 内部受信者:組織図に含まれている受信者であり、ファイルが最終的に承認されると、内部受信者も文書を確認することができます。

– 外部受信者:組織図に含まれていない外部の関係者であり、共同連絡帳リストから選択することができます。起案文書が最終承認されると、起案文書がPDFファイルでメールに添付され、添付ファイルと共に外部受信者に送信されます。

d)回覧者:回覧者は承認/返却することはできませんが、決裁の進捗状況を確認することができます。

(3) 情報をすべて入力し、‘Registration(登録)ボタンをクリックすると登録されます。

2. 登録した決裁ラインの変更

決裁ラインの右上の‘変更’ボタンをクリックすると、決裁ラインを変更することができます。

3. 登録した決裁ラインの削除

決裁ラインの右下の‘ごみ箱’ボタンをクリックすると、決裁ラインを削除することができます。

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