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共同連絡先 を登録する

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Docswave Team
Written by Docswave Team

Docswaveの共同連絡先 を活用し、取引協力先、顧客社などの外部パートナー情報を登録して管理することができます。

また、登録された外部パートナーのメールアドレスを、決裁ドキュメントに “外部受信者”として追加することができます。(決裁ラインに外部受信者を追加する)

決裁ドキュメントに追加された”外部受信者”は、決裁が完了したら、最終承認内容をメールで確認することができます。

**考事項 

  • 自分が登録した外部パートナー情報を他の組織員も確認することができ、誰でも決裁ドキュメントに外部受信者として追加することができます。
  • すべての管理者は、共同連絡先のすべての情報を変更/削除することができます。

共同連絡先メニューにアクセスします。

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1. 共同連絡先リスト

メンバーが登録したすべての外部パートナーの情報を確認することができます。

* “MY” ボタンをクリックすると、自分が登録した連絡先のみ確認することができます。

2. 共同連絡先のグループ管理

“グループ管理”ボタンです。このボタンをクリックすると、次のように”Group management画面”が表示されます。

a) グループ名を入力し + ボタンをクリックすると登録されます。

b) グループ名を変更し、”変更画像”ボタンをクリックすると、グループ名が変更されます。

c) 削除するグループの”ごみ箱画像”ボタンをクリックすると、グループを削除することができます。

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3.  共同連絡先の追加

Add Contacts(連絡先追加)ボタン、またはGoogle Contactsボタンを通じて“共同連絡先を追加”することができます。

*Add Contacts(連絡先追加)で追加(直接追加)

a) グループ、名前、組織名、職位/役職などの外部パートナー情報を入力します。

*Eメールは必須であり、外部連絡先のユーザープロフィール写真を入れることができます。

b) 必要事項をすべて入力した後、”OK”ボタンをクリックすると、連絡先が登録されます。

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* Google Contactsで追加(インポート)

a) Google Contacts ボタンをクリックした後、ユーザーを選択してOKボタンをクリックします。

※ Google Contactsで共同連絡先を追加した後、詳細情報(グループ、氏名、職位/役職、組織名など)は別途入力してください。

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4. 共同連絡先を変更する

連絡先を変更する場合は、変更する外部パートナーの名前をクリックします。*他の人が登録した連絡先は変更できません。(管理者は変更可能)

a) 連絡先の内容を修正/変更した後、OKボタンをクリックして完了します。

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5. 共同連絡先を削除する 

  連絡先を削除するには、削除する連絡先をチェックした後、”Delete” ボタンをクリックします。

*他の人が登録した連絡先は削除できません。(管理者は削除可能)

6. 複数の連絡先グループの変更

複数人の連絡先のグループを変更するには、連絡先をチェックした後、”Modify group” ボタンをクリックします。

7.  Docswaveを推薦する

取引先、または顧客にDocswaveを推薦することができる機能です。連絡先を選択した後、”Recommend Docswave(Docswaveを推薦する)”ボタンをクリックすると、“おすすめメール”が送信されます。

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