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DOCSWAVEに良くあるご質問(FAQ)

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DOCSWAVEに良くあるご質問(FAQ)

Docswaveの導入及び、サービス内容に関してをご質問がある方は、こちらをご確認ください。

今までDocswave運営チームに頻繁にお問い合わせをしてくださったご質問をまとめてみました。

こちらを参考の上、Docswaveに関して不明な点を解決してください!

 

FAQ 0. Docswaveの代表アカウント(最初に組織を作成したアカウント)のメルを削除しないでください

– Docswaveで組織を作成すると、代表アカウントのGoogleのドライブ” Docswaveフォルダ」が作成されます。このフォルダは、Docswaveで使用されるすべてのデータと有機的に接続されています。そのため代表アカウントの電子メールアカウントが削除される場合、Docswaveに関連付けられたすべてのデータが消えて、それ以上Docswaveを利用することができなくなります。したがって、Docswaveの代表アカウントを絶対に削除しないように注意してください。

 

FAQ 1. Docswaveを使用するためには、必ず GOOGLEメール アカウントだけ使えるのでしょうか?

-はい。DocswaveはGoogleドキュメント道具を活用した電子承認サービスです。ユーザーは、Googleドキュメントで起案書を作成してGmailで承認依頼のメールを受信します。Docswaveで作成されたドキュメントやファイルは、Google Driveに自動的に保存されます。

したがって、GoogleアカウントのユーザーのみDocswaveを利用することができます。

しかし、一般的な電子メールアカウント(ヤフー、携帯メール、その他)ユーザーも利用する方法があります。「Gmail無しでDocswaveを利用する方法」のリンクを確認してください。

 

FAQ 2. デモ(体用)のバジョンはありますか?

– Docswaveは無料/プレミアムのデモ用Docswaveを提供しています。

テスト用の組織を作成して起案する/承認するなどの様々な機能を試してから、導入を決定しましょう。(デモ版を申し込む)

 

FAQ 3. 代表アカウントのメルアカウントが通常のユザであっても大丈夫ですか?後日代表アカウントを更することも可能ですか?

 

– Docswaveの代表アカウントはDocswaveのすべてのドキュメントとデータを所有することになります。したがって代表アカウントの所有者が退社したり、アカウントが削除される場合を考慮し、「別の、管理アカウント」をご利用頂けますようお願い致します。

例) docswaveadmin@mycompany.com / contact@mycompany.com

– 現在の技術的な問題や、Googleのポリシーによって代表アカウントを変更することはできません。必然的に変更が必要な場合、再度Docswave組織を生成する必要があります。

参考として、従来使っていたDocswave組織は削除したり維持することもできます。削除が必要な場合は、組織の管理メニューを通じて削除申請をしてください。

 

FAQ 4. 組織の作成時に入力した情報は、後で更することはできますか?

– はい。変更できます。Docswaveにログインした後、「管理者>組織の管理メニュー」から変更することができます。

*変更可能な項目:「組織名」、「URL」、「組織のロゴ」、「基本使用言語」、「基本国家」、「国家の時間帯」、「電子メールの受信言語」、「記事のタイトルルール」などを変更することができます。  変更方法は、”チュートリアル(組織管理のチュートリアル)” を参照してください。

 

FAQ 5. Docswaveで使用する文書と添付ファイルはどこに保存されますか?そして、添付ファイルの容量制限はありますか?

–  使用されている文書と添付ファイルはDocswaveを作成したアカウントである代表アカウントのGoogleドライブ(Docswave用フォルダ)に保存されます。

PCでファイルを添付する場合、最大100mbまで添付することができます。一方、Googleのドライブを通じて接続する場合には制限はありませんが、代表アカウントのGoogleドライブの容量を考慮する必要があります。参考として、容量によって添付されるまで時間がかかる場合があります。

 

FAQ 6. タがGoogleドライブに保存されると保存スペスにどれくらいの影響をもたらしますか?そして、容量設の方法はありますか

– Docswaveで生成された文書は、代表アカウントの保存容量にのみ影響を与え、代表アカウントではなく一般的な組織員の場合は、ドキュメントに共有のみされた状態であるため、ストレージ容量に影響は受けません。また、Googleのポリシー上、文書1つに最大50MB(全角512,000字 – 半角1,024,000字を含む。)を超えることはできません。Googleドライブのドキュメント自体が容量を多く占めることはありません。よって、短期間内に代表アカウントの保存容量を増設する必要はないでしょう。

もし代表アカウントの保存容量が上限に近づいた場合は、Googleのサイトを通じて個別に追加容量を購入することをお勧めします。 (ドライブの容量決済サイト)

 

FAQ 7. 代表アカウントのGoogleドライブに作成された「Docswaveフォルダ」を削除してもいいですか?

– 対に削除してはいけません。Googleドライブに作成されたフォルダを削除する場合は、Docswaveで起案文書に関連するすべての作業を行うことはできません。 (詳細はこちら)

 

FAQ 8. Docswaveのセキュリティがになります。文書流出の危性は無いですか

– 代表アカウントのGoogleドライブに保存されたドキュメントやファイルは、アクセス権限のあるユーザーのみ共有されます。ここでのアクセス権限を持つユーザーとは、承認文書に関連するユーザーとして承認プロセスに含まれている人々を指します。権限がない場合、組織員であっても、ドキュメントを閲覧することはできません。(管理者を除く)
したがって、絶対に外部に文書や添付ファイルが流出することはできません。Docswaveの運営チームも、顧客のドキュメントを表示することはできません。 (Docswaveセキュリティポスティング参考)

 

FAQ 9. 使用しているドメインをDocswave連付けることはできますか

– Docswave URLをドメインのアドレスと接続する場合は、ドメインを購入したサイトや企業を通じて可能です。

* ホスティングサイトに接続します。「ドメインの管理メニュー」にアクセスしてください。次に、目的のドメインアドレス(例:docswave.mycompany.com)にあらかじめ登録しておいたDocswave URL(例:www.docswave.com/mycompany)を入力して、転送をスタートさせます。

 

FAQ 10. Docswaveは、Googleカレンダと連動しますか

-プレミアムサービスを利用すれば、DocswaveとGoogleカレンダーを連動することができます。たとえば、起案者が休暇申請書を作成し、最終的な承認がされると、カレンダーに自動的に休暇予定が登録され、カレンダーがすべての従業員に自動的に共有されます。 (詳細はこちら)

 

FAQ 11. ー数の制限はありますか?

– Docswaveはユーザー数の制限を設けていません。また、一つのアカウントが多数のDocswave組織を作成することができます。

 

FAQ 12. モバイルとタブレットPCで利用することはできますか?

– Docswaveは、モバイル”アプリ”を提供しています。会員は、モバイルアプリを通じて決済(承認/差し戻し)と、文書全体を確認することができます。また、組織員の情報と掲示板、共同コンタクト機能をPC版と同じようにご利用いただけます。

 

FAQ 13. 特定の示板を特定の部門のみが表示できるように設定することはできますか?

– Docswave無料版では、掲示板がすべての従業員にオープンされていますが、プレミアムサービス(有料)では、ユーザーやチーム/部門ごとに利用することができます。管理者メニューを通じてアクセス権限を設定することができます。  (プレミアムサービス 2016年5月発売)

 

FAQ 14. 一人ずつ順番に決せずに、同じ順序で複の決済者を設定することはできますか?

– この機能は、「同意」と呼ばれる機能で、同時に2人以上の決済者が同じステタスで、すべての承認を行った後に次のステップへに移動されるか、最終承認される機能です。(無料とプレミアムバージョンの両方へ提供されます。)

 

FAQ 15. ドキュメントのタイトルを更し起案をしたが、タイトルが更前と同じです!エラですか?

– もしかしたら起案文書を作成する文書の上部に、Googleドキュメントのタイトルを変更しましたか?Docswaveドキュメントのタイトルは、[起案]ボタンの下の「承認プロセスバー(bar)”の”ドキュメントのタイトル”によって、影響を受けます。 (起案書のドキュメントのタイトルが変わらなかった場合?)

 

FAQ 16. プレミアムサビスと無料サビスの違いは何ですか?

– Docswaveは基本的に無料サービスですが、Premiumサービスへのアップグレードをすると、より一層多様で便利な機能をご利用でき、安定した顧客サービスの保証を受けることができます。次のポスティングを通じて、他の企業がプレミアムサービスを利用する理由を確認してみてください。

 

無料サビスとプレミアムサビスの違いを確認する

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