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起案 ドキュメントの 承認 / 却下

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Docswave Team
Written by Docswave Team

Docswaveは、組織の重要な起案ドキュメントを迅速かつ正確に意思決定できるよう、便利な決裁機能を提供しております。

**基本事項

  • Docswaveの承認者は、次の二つの方法で決裁することができます。
    • Docswaveで決裁する
    • メール上で決裁する
  • Docswaveのメプロセス
    • ドキュメントが起案されると、最初の承認者に決裁通知メールが送信されます。最初の承認者がドキュメントを承認すると、次の承認者に通知メールが送信されます。
    • ドキュメントが承認される度に、起案者に通知メールが送信されます。Workflow > 進行中のドキュメントメニューでドキュメントの位置と進行状態を確認することができます。また、プロセスに含まれている組織員がコメントを残した場合、それに対する通知メールが送られます。
    • 起案ドキュメントが差し戻されると、起案者とその前に承認した決裁者に通知メールが送信されます。
    • 起案者は、最初の承認者がドキュメントを確認する前であれば起案をキャンセルすることができます。起案をキャンセルした場合、最初の承認者に起案がキャンセルされた旨を伝える通知メールが送信されます。

[Docswaveで決裁する]

▶ 決裁するドキュメントメニューにアクセスします。

決裁するドキュメント情報

– “決裁するドキュメント”メニューで、すべての決裁ドキュメント情報を一目で把握することができます。{ドキュメントタイトル、起案者、承認状況(完了者 / すべての承認者)、起案日からの経過時間、現在のドキュメントの位置、要請された日時、時間、添付ファイルとコメント数 – ドキュメントのタイトルをクリックすると、ドキュメントを決裁できる詳細ページに移動します。

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決裁する

次の画面は、起案ドキュメントを決裁するための詳細ページです。

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1) 起案承認 / 起案却下ボタン です。ボタンをクリックすると、意思決定することができます。ボタンを押すと同時に、決裁に関連する人にメールが送信されます。(**参照事項: Docswave ルプロセスを参照)

2) 決裁に関連するクフロ情報 (決裁者、受信者、回覧者)を確認することができます。

3) 意見の履歴 を確認したり、コメントを残すことができます。

*”意見履歴”の詳細画面です。

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4) 添付ファイルと連ドキュメントの履歴 :ドキュメントに添付されたファイルと関連ドキュメントを確認することができます。

[ Gmailで決裁する]

▶ Gmailにアクセスします

決裁する

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(1) クフロ情報:起案ドキュメントに関連する“ワークフロー情報”を確認することができます。

(2) ドキュメントリンク:Docswave、またはGoogle Driveに移動し、ドキュメントの内容を確認することができます。

(3) 連ドキュメントリンク

(4) 添付ファイル

(5) 意思決定 :“Approve/Reject” ボタンをクリックすると、”もう一度”意思決定することができるページに移動します。

* 詳細画面です。

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a) 承認/却下:移動された画面で”Approve/Reject”ボタンをもう一度クリックすると、承認/却下が適用されます。

b) コメントする:コメントを入力した後 “Approve/Reject”ボタンをクリックすると、コメントも一緒に入力されます。

(6) プロセス情報:起案者情報、承認者情報、受信者情報など、決裁に関連する組織員の情報を確認することができます。

(7) コメント(意見) 情報起案者または承認者が投稿したコメントの履歴を見ることができます。

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