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WORKFLOW: 起案ドキュメントを作成する

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ワークフローの開始、<起案ドキュメントを作成する>です。すべてのユーザーは、ここでドキュメントを作成することができます。ドキュメントのプロセスを設定し、ファイルを添付して業務ドキュメントを完成します。ドキュメントは、起案者が設定した決裁の順番に沿って移動します。最後に、最終承認者がドキュメントを承認すると、起案者に通知メールが送信され、ドキュメントは、Docswave最終承認ドキュメントで確認することができます。

* 起案ドキュメントと添付ファイルは、代表アカウントのGoogle Driveに自動的に保存されます。

▶ 起案ドキュメント作成メニューにアクセスします。

フォカテゴリとドキュメントフォ

起案ドキュメントの作成” メニューにアクセスすると、Docswaveに登録されたドキュメントフォームのカテゴリとフォームがあります。

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(1) “共同フォーム”は、管理者が登録したフォームであり、すべてのユーザーが利用することができます。ただし、共同フォームの登録は管理者のみ可能です。

– ドキュメントフォームを登録する (管理者チュートリアルを参照)

(2) “マイフォーム”は、自分が登録したフォームで、本人だけが利用できる個人用ドキュメントフォームです。

(3) “自由起案”は、ドキュメントフォームなしで起案ドキュメントを作成できる機能です。

(4) “フォーム名”をクリックすると、起案ドキュメントを作成することができます。

起案ドキュメントを作成する

ドキュメントフォームリストから起案するドキュメントフォームをクリックすると、次のような作成画面が表示されます。

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(1) ”起案作成” ボタン: クリックすると、ドキュメントが起案されます。承認者には、自分が決裁する段階になると決裁要請の通知メールが送信されます。

(2) 起案ドキュメントの”タイトル”です。別途の入力がない場合、ドキュメントは”基本タイトル(組織名-フォーム-生成日付-番号)”で起案されます。

(3) 決裁プロセス(決裁ライン): 承認者と協力先は、ドキュメントの意思決定権者です。組織図を利用して、決裁者を入力します。

–  変更権限: プロセスに入力した意思決定権者のうち、”変更権限”が与えられた者は、決裁過程でドキュメントを変更することができます。

(4) 受信者 :

–  内部受信者:組織図に含まれている組織員から選択することができ、ドキュメントが最終承認されると、内部受信者もドキュメントを確認することができます。

–  外部受信者:組織図に含まれていない外部の関係者で、共同連絡先リストの中から選択できます。起案ドキュメントが最終承認されると、起案ドキュメントがMSドキュメント(MS Word、Excel、Power Point)でメールに添付され、添付ファイルと共に外部受信者に送信されます。

(5) :ワークフローの進行状況を確認できる人であり、決裁状況を把握する必要がある組織員を追加します。回覧者は承認/差し戻しはできず、確認のみ可能です。

(6) 添付ファイル :ドキュメントに関連するファイルを添付することができ、PCとGoogle Driveなどを通じて添付することができます。

(7) 連ドキュメント:自分が起案、または決裁したドキュメントのうち、最終承認/差し戻しされたドキュメントは、関連ドキュメントとして添付することができます。

(8) 意見:ドキュメントにコメントを残すことができ、決裁者もコメントを付けてコミュニケーションを図ることができます。コメントを残すと、プロセスに含まれている組織員に通知メールが送信されます。

(9) プロセス(決裁ライン)のインポート:管理者が登録した共同プロセスを呼び出したり、個人のプロセスを直接作成して活用することができます。

*プロセスインポートの詳細画面です。

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a) 共同プロセスのいずれかを選択し、OKボタンをクリックすると適用されます。
b) “直接追加”ボタンをクリックすると、自分だけのプロセスを追加することができます。

起案ドキュメントのキャンセル

起案者は、1次承認者がドキュメントを確認する前であれば、ドキュメントに対して起案キャンセルをすることができます。

“Cancelled the request” ボタンをクリックすると、承認者に”起案キャンセル通知”メールが送信されると同時に、そのドキュメントはテンポラリドキュメントに移動します。

* “起案キャンセル”の詳細画面です。

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