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파워풀한 휴가 관리 기능 활용하기!

2018-09-20 휴가기능 블로그 메인이미지 (1)
Docswave Team
Written by Docswave Team

안녕하세요! M&C 팀입니다.

개정된 근로기준법에 따라 입사 후 1년차 신입 직원에게 연차를 부여하여야 하는 인사 관리자의 고민을 해결해드리기 위하여 Docswave는 휴가 관리 기능을 대폭 업그레이드하였습니다.

특히, 휴가 종류별로 기본 휴가일수 지정과 최소/최대 신청 휴가일수 설정 및 초과 사용에 대한 설정을 하실 수 있습니다. 그리고 기업의 인사 기준에 따라 휴가일수를 자동으로 부여할 수 있는 휴가일수 부여 정책도 신설되었습니다.

아울러 휴가 부여 및 사용 내역을 쉽고 간편하게 Excel로 다운로드하여 내역을 확인하실 수 있고, 기존 내역을 수정하거나 새로운 내역을 추가하여 Docswave에 반영시킬 수 있습니다. 또한 임직원의 휴가 내역을 일목요연하게 확인할 수 있습니다.

이번 업데이트를 통하여 인사 관리자 분의 휴가 관리 업무 편의를 대폭 강화하여 Docswave에서 자동으로 관리되는 휴가 관리를 실현하였습니다.
이에 따라 주요 업데이트 내역을 상세하게 소개하여드리겠습니다.

 

1. 개정된 근로기준법에 따른 휴가일수 자동 부여 정책

개정된 근로기준법(2018년 5월 29일 시행)에 따르면 입사 후 1년차 임직원에게 1개월 개근 시 1일의 유급휴가를 부여하도록 규정하고 있습니다.

이에 따라 인사 관리자 분은 매월 입사일을 기준으로 해당 임직원에게 휴가를 부여해야 하는 업무가 발생하였습니다. 인사관리자 입장에서 매우 번거로운 일이지만, 휴가를 사용하는 임직원 입장에서는 필수적으로 요청하는 업무이기도 합니다.

이에 따라 대부분의 회사에서는 인사관리자의 편의 등을 이유로 회계연도 기준으로 휴가를 관리하고 있습니다.
하지만 1년차 임직원이 1개월 개근시 1일의 유급휴가를 부여하는 일은 회계연도 기준 휴가 관리를 하는 기업에서도 반드시 해야하는 업무입니다.

참고로 근로기준법 상 연차휴가는 임직원의 입사일을 기준으로 산정하는 것을 원칙으로 보고 있습니다.

결과적으로 인사관리자는 1년차 임직원의 휴가를 매일 체크하여 휴가를 부여해야하는 문제를 해결하여야 합니다.
해결책은 바로 Docswave의 휴가일수 부여 정책을 이용하는 방법입니다.

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휴가 일수 부여 정책은 매일 자동으로 실행되는 정책으로 인사관리자의 편의를 위하여 연차유급휴가에 입사후 2개월 차부터 40년차까지 미리 설정되어 있습니다.
또한 회사의 인사 정책에 따라 추가 및 수정, 삭제가 가능합니다.

휴가일수 부여 정책 설정은 매우 쉽습니다.

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휴가일수 부여 정책은 설정된 기준에 따라 실행됩니다. 휴가 일수 부여 정책에 대한 예를 들면 아래와 같습니다.

A라는 직원이 만약 1월 1일에 입사하였다면 [입사일] 기준 [2개월]이 되는날 해당 임직원에게 [년차유급휴가] 1일을 부여 하여 입사 후 1개월이 지난 2개월 차에 연차유급휴가 1일을 부여할 수 있습니다. 이에 따라 2개월 차부터 12개월 차까지 휴가일수 부여 정책이 실행되면 근로기준법 상 1년 미만 임직원에게 1개월마다 1일의 연차유급휴가가 자동으로 부여될 수 있습니다.

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더 나아가 휴가 사용 촉진에 따라 2년차 유급휴가 부여 시 잔여 휴가일수를 차감을 선택하지 않으면 기존 휴가는 차감되지 않으므로 1년차에 부여된 휴가는 2년차에도 사용할 수 있습니다.

대신 [연차유급휴가]의 초과 사용을 허용하였다고 하면 [연차유급휴가 15일]을 부여하고 초과된 휴가일수를 차감하여 정산하도록 설정할 수 있습니다.

 

또한 [회계연도 기준]으로 휴가를 관리하는 기업의 경우 [회계연도 기준] 년 단위로 휴가 일수를 부여할 수 있어 회계연도 기준으로 휴가를 관리하는 기업에서도 편리하게 이용하실 수 있습니다.

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휴가일수 부여 정책은 현재 [년차 유급 휴가]에만 설정되어 있으나, 만약 3년 단위로 근속휴가를 부여하거나 2개월 단위로 특별휴가를 부여하는 등의 다양한 휴가 부여를 자동화 시킬 수 있습니다.

이에 따라 회사 내부 다양한 인사 정책을 자동화시킬 수 있습니다.

이를 사용 하기 위해, 인사 관리자 분들께서는 [Docswave > 관리자 > 인사 관리 > 휴가 종류 관리 > 각 휴가 종류 별 휴가일수 부여 정책]을 확인하시여 자사에 맞는 휴가 정책을 설정해주시기 바랍니다.

 

※ 휴가일수 부여 정책은 Docswave 유료 기능으로 Docswave Premium, Enterprise, Trial 사용 고객에만 제공됩니다. 만약 Docswave 유료 기능이 정지되면 휴가일수 부여 정책 역시 정지되므로 유의하여 주시기 바랍니다.

 

2. 징검다리 휴무를 위한 휴가 부여 및 차감

징검다리 휴무나 대체 공휴일에 따른 임직원의 휴가 일괄 차감이나 주말근무 등에 따른 대체휴가 부여 등의 빈번한 휴가 부여 및 차감의 일이 있습니다.

이에 따라 Docswave에서 휴가 부여 및 차감을 일괄적으로 할 수 있습니다.

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[Docswave > 관리자 > 인사 관리 > 휴가 내역 관리 > 휴가 부여 및 차감]을 통하여 해당하는 임직원에게 휴가를 부여하거나 차감할 수 있습니다.

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[부여 / 차감] 여부를 선택하시면 부여하실 휴가 종류나 차감하실 휴가 종류가 나오며, 기간 및 휴가 일수/사유를 입력한 후 조직도에서 대상 조직원을 선택하시면 바로 휴가일수를 부여하거나 차감할 수 있습니다.

징검다리 휴무나 주말근무시에도 유연하게 휴가를 관리하실 수도 있습니다.

 

3. 휴가 초과 사용 설정 및 사용 휴가별 기준 설정

대부분의 기업이 연차유급휴가나 대체휴가와 같은 휴가를 초과사용할 수 있도록 설정하곤 합니다. 하지만, 대부분 초과일수를 휴가 종류별로 설정할 수 없어 제대로 휴가를 초과하여 사용하는 것을 확인할 수 없거나 제한할 수 없었습니다.

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각 휴가 종류별로 부여된 휴가 일수보다 초과 사용을 설정할 수 있습니다.

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임직원이 연차휴가를 선택하면 자동으로 [기본 휴가일수]가 부여되며, 휴가 신청건당 [최소 휴가일수]와 [최대 휴가일수]에 따라  사용할 수 있는 휴가 일수를 설정하여 관리할 수 있습니다.

더 나아가 오전반차나 오후 반차와 같이 시간 단위로 지정하는 휴가 역시 관리할 수 있습니다.

 

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만약 [오전반차]를 4시간으로 고정하여 운영하신다면, [최소 / 최대 휴가일수]를 4시간으로 동일하게 설정하시면 임직원은 4시간만 신청할 수 있습니다.

 

이렇게 설정한 내역은 임직원의 [휴가신청서]에 즉시 반영되어 [휴가신청서]를 작성하는 시점에서 임직원은 바로 잔여 휴가일수와 초과 일수 및 최소 / 최대 휴가일수를 확인할 수 있습니다.
따라서 인사 관리자분께서는 별도로 공지하지 않으셔도 휴가신청서 작성 시점에서 바로 임직원 스스로 휴가 종류 별 정책 내용을 확인할 수 있습니다.

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4. 간편한 휴계 집계 및 휴가 내역 관리

전체 임직원의 휴가 현황을 휴가 종류별 / 기간별 / 상태별로 조회하여 확인할 수 있습니다.

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[Docswave > 관리자 > 인사 관리 > 휴가 내역 관리]에서 전체 임직원의 휴가 종류별 부여 / 사용 / 잔여 휴가 내역을 확인할 수 있으며, 기본적으로 재직 / 휴직인 임직원을 검색할 수 있습니다. 하지만 퇴직한 임직원도 검색하여 퇴직한 임직원의 휴가 내역까지 확인할 수 있습니다.

휴가 내역 관리의 화면은 정렬이나 그룹핑 및 컬럼 선택 및 이동이 모두 가능한 Grid 화면으로 인사 관리자의 사용 편의성을 대폭 강화하였습니다.
또한 Excel 파일로 다운로드 받아 내역을 확인하거나 수정 및 입력하실 수 있습니다.

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휴가 정보 Excel 파일은 오기 입력이나 잘못된 수정을 막기 위하여 보호되어 있습니다. 또한 Excel의 함수를 이용하기 때문에 [반복 계산 사용]이 허용되어 있어야 합니다.

만약 Excel의 데이터가 정상적으로 보이지 않으신다면 반드시 [Excel > 파일 > 옵션 > 수식 > 반복 계산 사용]을 3회까지 허용하여 주시기 바랍니다.

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Excel 파일을 통하여 전체 임직원의 기존 휴가 수정이나 추가 입력이 가능합니다.

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다운로드 받은 휴가 정보 Excel 파일에서 추가 입력 및 수정 후 업로드해주셔야 정상적으로 처리됩니다.

또한 각 임직원별로 휴가 상세 내역을 확인할 수 있습니다.

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선택된 임직원에 대한 휴가 정보를 Excel로 다운로드 받아 휴가를 추가하거나 수정하실 수 있습니다.
따라서 인사 관리자께서는 각 임직원별로 미입력 휴가 정보가 있으시다면 Excel을 다운로드 받아 추가 및 수정하시기 바랍니다.

※ 각 임직원별 휴가 상세 내역에서 [부여 내역 / 사용 내역]에 대한 수정 및 삭제 기능은 10월 2째주까지 추가될 예정입니다. 따라서 휴가 삭제 건이 있으신 경우 10월 2째주 업데이트 이후 처리 부탁드립니다.

 

5. 손쉬운 나의 휴가 정보 확인

각 임직원 별로 자신의 휴가 내역을 쉽고 간편하게 확인할 수 있습니다. [나의 정보 > 나의 휴가 정보]를 통하여 자신의 휴가 정보를 쉽고 간편하게 확인할 수 있습니다.

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또한 각 임직원 역시 Excel 다운로드를 통하여 자신의 전체 휴가 내역을 조회할 수 있습니다. 다만, 임직원의 경우 자신의 휴가 내역을 수정하거나 삭제할 수 없습니다.

 

6. 다양한 휴가 신청서와 휴가 캘린더 이용

이제 다양한 휴가 신청서를 복사하여 사용할 수 있습니다. 휴가 종류별 / 팀별 휴가 신청서를 만들어서 다양하게 활용하실 수 있으며, 각 휴가 신청서별로 캘린더를 추가하실 수 있습니다.
[Docswave > 관리자 > 워크플로우 관리 > 공통 문서양식 관리] 에서 휴가신청서 양식을 추가하고 관리할 수 있습니다.

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휴가신청서의 오른쪽 끝을 누르시면 복사 메뉴가 나오며 복사하여 각 휴가 신청서별로 휴가를 추가로 지정하거나 입력 받을 항목을 추가하실 수 있습니다.

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이렇게 휴가 양식별로 추가된 입력항목이 휴가 신청서에 반영되어 각 휴가 신청서의 목적에 맞게 이용하실 수 있습니다.

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아울러 휴가 신청서에 나타나는 휴가 종류 순서는 [Docswave > 관리자 > 인사 관리 > 휴가 종류 관리] 에서 각 휴가별로 순서를 변경할 수 있습니다.

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7. 휴가 사용 촉진

근로기준법에 의거하여 인사 관리자께서는 휴가 사용에 대한 촉진을 시행하셔야 합니다.
이에 따라 잔여휴가일수 알림을 선택하여 설정하시면 잔여 휴가가 남아 있는 경우 휴가 사용 촉진 알림 E-mail을 자동으로 발송해드립니다.

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휴가 사용 촉진 알림은 각 휴가 종류별로 운영하실 수 있으며, 보통 입사일 기준 6개월 되는 시점과 10개월 되는 시점에서 휴가 사용 촉진 E-mail을 보내는 것이 관례입니다.

인사 관리자가 일일이 확인하여 휴가 사용 촉진을 해야하는 번거로움을 자동화하여 처리하실 수 있습니다.

 

8. 인사 기준 설정

인사 기준을 설정하여 관리할 수 있습니다.

인사 기준의 다양한 항목 중에 기업별로 휴가 기준과 주당 근무일, 1일 기준 근로 시간 등을 설정하여 인사 기준을 확립할 수 있습니다.

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휴가 신청시 주간근무일에 맞게 휴가 기간 중의 일수를 자동으로 계산해드립니다.
즉, 토요일이나 일요일을 포함하여 휴가 기간을 신청한 경우 제외하여 신청 휴가 일수를 산정하여 드립니다.

또한 1일 기준 근로 시간에 맞게 휴가 신청 일수 상의 시간을 표기하여 드립니다.
참고로 8시간 근무인 경우 8시간을 선택하면 1일이므로 최대  7시까지 선택할 수 있습니다.

앞으로 본 인사 기준 설정 정보를 바탕으로 근무시간 관리(출퇴근 관리) 기능을 강화할 예정이므로 인사 관리자 분들께서는 반드시 자사의 현황에 맞게 인사 기준을 설정해주시길 부탁드립니다.

 

이번 Docswave의 휴가 관리 기능의 업데이트를 통하여 인사 관리자 분들께서 휴가 관리를 대폭 효율화 및 자동화하여 드렸습니다.
따라서 아래 사항을 확인해주시기 바랍니다.

 1. [Docswave > 관리자 > 인사관리 > 인사 설정]에서 인사 기준 확인

 2. [Docswave > 관리자 > 인사관리 > 휴가 종류 관리]에서 휴가 종류 및 사용 휴가 종류 확인

 3. [Docswave > 관리자 > 인사관리 > 휴가 종류 관리]에서 휴가 종류별 휴가일수 부여 정책 확인

 4. [Docswave > 관리자 > 인사관리 > 휴가 내역 관리]에서 마이그레이션 된 부여일수 및 사용일수 확인
     (만약 오류가 있다면 휴가 정보 Excel 다운로드 및 업로드를 통한 수정)

 5. [Docswave > 관리자 > 인사관리 > 휴가 종류 관리]에서 휴가 사용 촉진을 위한 잔여 휴가 알림 설정 확인

 

아울러 앞으로 더 업데이트 될 내역은 다음과 같습니다.

1. [Docswave > 관리자 > 인사관리 > 휴가 내역 관리 > 상세 휴가 내역 팝업]에서 휴가 내역 수정 및 삭제 기능 추가 예정(2018년 10월 2째주 완료 예정)

2. 결재 완료된 [휴가 신청서] 삭제시 휴가 내역 삭제 기능 추가 예정(2018년 10월 2째주 완료 예정)

3. [휴가 신청서]에서 결재자를 위한 [휴가 종류별 잔여 휴가일수 표시] 기능 추가 예정(2018년 10월 2째주 완료 예정)

 

이상입니다.

 

인사는 정보입니다.

Docswave를 통하여 인사를 더욱 자동화하고 정보화 할 수 있도록 더 노력하겠습니다.

 

끝까지 읽어주셔서 감사드리며, 보시면서 궁금하시거나 개선 요청 사항이 있으시면 1522-8752 로 연락주시면 자세하게 설명드리도록 하겠습니다.

 

행복한 추석 명절 보내시길 기원드립니다.

감사합니다.

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