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Premium: 문서 양식에 프로세스 매칭하기

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Docswave Premium에서는 관리자가 각 문서양식별로 Process(프로세스)와 제목규칙을 미리 설정해 놓을 수 있습니다. 따라서 직원들이 기안문서를 작성할 때 결재 Process를 잘못 입력하거나, 일일이 관리자에게 문의하지 않아도 됩니다. 왜냐하면 문서양식 안에는 관리자가 미리 양식에 지정해놓은 결재 Process가 자동으로 입력되어 있기 때문입니다.

특히 양식과 결재 Process를 매칭할 때, 공동프로세스의 새로운 기능인 “기안자가 직접 선택” 기능을 이용하여 프로세스를 등록해 보세요. 관리자의 결재 Process의 관리방법이 훨씬 편해집니다.

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Process의 “기안자가 직접 선택” 기능

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기안자가 직접 선택” 기능은 공동 프로세스에 새롭게 추가된 기능으로써 기안자에 따라서 특정 순서의 결재자가 다를 경우를 고려한 기능입니다. 관리자가 미리 등록해놓은 결재 Process의 “기안자가 직접 선택”란을 이용하여 기안자는 직접 결재자를 선택할 수 있습니다.

예를들어, 어느 조직에서나 사용할 법한 휴가신청서의 결재 Process를 살펴보겠습니다. 가령 “기안자-인사팀 차장-기안자의 부서 팀장-대표이사” 순으로 결재 Process가 정해져있다면, 기안자의 부서 팀장은 각 부서마다 다를 수 있을 것입니다. 이 때 관리자가 결재 Process에 “기안자가 직접 선택” 기능을 등록해놓으면, 누구든지 자신의 팀장만 추가하면 되기 때문에 실수없고 편리하게 기안을 할 수 있습니다.

공동프로세스에 “기안자가 직접 선택” 항목 추가하기

공동프로세스에 “기안자가 직접 선택” 기능을 추가하는 방법은 기존의 공동프로세스 설정하기 방법과 유사합니다. 결재 프로세스 만드는 방법을 미리 확인해주세요.

(1) 공동프로세스 등록 화면에서 프로세스의 [+승인자] 혹은 [+협조자] 버튼을 클릭합니다.

(2) 조직도 창에서 오른쪽의 ‘기안자가 직접 선택’ 탭(Tab) 을 선택합니다.

※ ‘기안자가 직접 선택‘ 탭(Tab)은 “기안자가 직접 결재자를 선택할 수 있도록 관리자가 안내설명”을 작성할 수 있습니다.

(3) “기안자가 어떤 결재자를 추가해야하는지”에 대한 설명을 작성해주세요. 그리고 [저장] 버튼을 클릭하고 저장해주세요.

(4) 기안자 선택 리스트에서 선택 항목을 선택하고 [OK] 버튼을 클릭합니다.

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문서 양식에 ‘Process 매칭’ 하는 방법 

1. 미리 만든 공동프로세스를 문서양식에 매칭시키는 방법

공동프로세스 메뉴에서 미리 만들어 둔 프로세스를 문서양식에 매칭시키는 방법입니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서양식 메뉴로 접속하세요.

(2) 양식리스트에서 문서양식을 선택하고, [프로세스 편집] 버튼을 클릭합니다. 그리고 ‘양식에 프로세스 지정‘ 항목을 선택합니다.

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(3) 프로세스 선택 창에 나타난 공동프로세스 리스트 중에서 해당하는 프로세스를 선택하고 아래의 [OK] 버튼을 클릭하세요.

양식리스트의 프로세스를 지정한 양식명 옆에 Process 마크가 보이면 매칭이 되었다는 표시입니다.

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2. 문서양식에 공동프로세스를 직접 설정하는 방법

문서양식 안에 프로세스를 직접 설정하여 매칭시키는 방법입니다.

(1) 관리자 메뉴 > 문서양식 메뉴로 접속하세요.

(2) 양식 리스트에서 문서양식을 선택합니다.

(3) 문서양식 오른쪽의 프로세스 바(bar)에서 [+승인자] 혹은 [+협조자] 버튼을 클릭하여 결재자를 추가합니다. 그리고 수신자 또는 회람자를 추가하여 결재 프로세스를 완성합니다.

(4) 마지막으로 [저장] 버튼을 눌러 등록하세요.

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문서 양식에 매칭된 프로세스 제거하기

(1) 관리자 메뉴 > 문서양식 메뉴로 접속하세요.

(2) 프로세스가 매칭된 문서양식을 선택하고, [프로세스 편집] 버튼을 클릭합니다. 그리고 ‘양식에서 프로세스 제거‘ 항목을 선택합니다.

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(3) 프로세스 제거 재확인 창에서 [YES] 버튼을 클릭합니다.

 

 

문서 양식별로 ‘제목 규칙’ 설정하는 방법 

(1) 관리자 메뉴 > 문서양식 메뉴로 접속하세요.

(2) 양식 리스트에서 문서양식을 선택합니다.

(3) ‘기안문서 제목 규칙 설정’ 의 [변경하기] 버튼을 클릭하세요.

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(4) 문서양식에 맞게 제목의 규칙을 수정하고 [저장]버튼을 클릭하세요.

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(5) 양식 수정화면 상단의 [저장] 버튼을 눌러 등록을 완료하세요.

 

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