管理员使用方法

管理员版简单指南

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Docswave Team
Written by Docswave Team

为Docswave管理员的简单实用指南。管理员通过菜单jian dan. 관리자  메뉴를 통해 Docswave 를 간편하게 설정하세요.

*关于管理员权限的指南

– Docswave 管理员分类 : 文件管理员 / 普通管理员

– 文件管理员 : 跟代表账户一样可以使用管理者的所有功能。可以使用‘全部文件箱’,还可以删除文件。

– 普通管理员 : 可以使用‘全部文件箱’以外的所有管理员功能。

▶ 进入管理员菜单。

1. 组织管理

管理员可以通过组织管理菜单设置默认组织信息。

组织信息项目: ‘组织名’ ‘URL’ ‘组织标示’ ‘默认使用语言’ ‘默认国家’ ‘国家时间带’ ‘邮箱收信语言’

详细了解组织管理

2. 职位/职务管理

可以直接使用Docswave提供的普遍的职位/职务名称,也可以由管理员修改或添加适合于自己组织的职位以及职务。

如果,引进Docswave之前试用的时候,可以直接使用Docswave提供的职位职务,免得设置职位职务。

详细了解职位/职务管理

3. 组织图/组织员管理

文件管理员通过组织图/组织员菜单设置组织图,添加组织员。

组织员可以从Google Contact或上传Excel一律登陆,也可以一个一个添加。

普通管理员可以添加组织员,但是不能给文件管理员的权限。并不能修改或删除文件管理员的信息。

了解组织图/组织员管理

4. 全部文件箱

代表账户和文件管理员可以通过全部文件箱阅览所有文件。

而且删除进行中的文件,退还文件,最终审批文件等。

但是,普通管理员不能接近全部文件箱。

详细了解全部文件箱

5. 文件格式

管理员可以通过文件格式菜单登陆组织员使用的共同文件格式。

可以管理员亲自登陆,也可以复制Docswave提供的‘提供格式’登陆多样的文件格式。

(* Docswave给用户免费提供着多样的文件格式。文件登陆到Docswave需要5分钟的时间。)

详细了解文件格式

6. 共同流程

通过此菜单管理员可以设置‘共同流程’。

在‘共同流程’可以指定审批人(可设置审批顺序),收信人,观察人 等。

组织员利用管理员设置的共同流程方便起草文件。

详细了解共同流程

7. 标签管理

如果管理员先输入好常用的网址,组织员会方便移动到该网页。

可以看作是共享组织内经常使用网页的功能。

详细了解标签管理

8. 设置论坛

管理员可以设置管理所有论坛。

(1) 首次使用提供 ‘公告论坛’和‘自由论坛’。

(2) ‘公告论坛’上上传帖子时,会给所有组织员发邮件。

(3) 可以按照组织的情况再生成论坛。

* 但是,论坛只能再添加3个。(包括公告论坛、自由论坛最多能利用5个论坛)

详细了解设置论坛

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