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起草文件指南

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Docswave Team
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工作流的开始是凄惨文件。用户通过<起草文件>菜单开始起草文件。利用管理员一登录的文件格式起草文件,并设置工作流。

文件申请审批看就会按照审批线顺序进行审批的。完成最终审批后会给起草人发送提示邮件,并可以在Docswave Workflow文件查看。

* 审批完的文件和附件会自动储存在GoogleDrive里。

▶进入起草文件菜单

格式类目和文件格式

进入’起草文件‘ 菜单可以选择文件格式。

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(1) ‘最近使用文件

– ‘最近起草文件’ : 可以查看最近起草的文件和最终审批完的文件目录。选择目录上的文件可以修改文件。

– ‘最近起草格式’ : 可以查看最近起草的文件,选择就可以修改内容。

(2) ‘常用的格式‘ : 选择格式标题前面的星就可以查看。

(3) ‘共同格式‘ : 所有员工能使用的格式。管理员之前登录好格式就所有员工都可以使用。但是只有管理员能登录共同格式。

 登录文件格式 (参考管理员指南)

(4) ‘自由起草‘ : 上传谷歌网盘上登录的Google文件,或可以自己设置格式使用。

(5) ‘我的格式‘ : 不是管理员的我登录的格式。只有我自己使用的‘个人’文件格式。

起草文件

在文件格式目录中选择要起草的文件格式就出来下面一样的页面。

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(1) ‘起草文件‘  :  选择时可以起草文件。

(2) 如果不另外输入文件标题的话,会以‘默认标题(组织名-格式-声称日期-序号)’储存。

(3) 审批流: 审批人和协助人事决权人。通过组织图选择审批人。

–  修改权限:  流程上输入的决权人当中有‘修改权限’的人可以在审批过程当中修改文件。

(4) 收件人 :

–  内部收件人 : 可以组织图选择的,最终审批完之后内部收件人也可以查看。

–  外部收件人 : 不包含在组织图的人,可以在共同通讯录上选择。

(5) 观察人 : 可以了解工作流的所有进行情况人,观察人只能查看不能审批/退换。

(6) 附件 : 可以从PC和GoogleDrive中选择附件。

(7) 相关文件 : 起草的所有文件可以设置为相关文件。

(8) 意见 : 可以通过文件上留下意见互相沟通。留下意见会给包含在流程上的组织员发送提示邮件。

※ 审批线上的审批人可以指定用户留下意见。输入@后选择审批人。

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(9) 复制审批线 : 可以复制管理员登录的共同流程,也可以自己设置流程。

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a) 共同流程中选一个之后按OK键。
b) 按’自己添加’键可以添加我的工作流程。

Picture11 推荐功能!!  “在谷歌网盘上编制”

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“在Google Drive方便编制(推荐)”可以方便编制文件。

通过这个键移动到谷歌网盘之后,可以使用插入图片等多样的功能起草文件。

在谷歌网盘写作会同时储存到Docswave起草页面。

取消审批起草文件

起草人可以当第一审批人审批之前取消文件审批请求。

按’Cancelled the request’键就给审批人发送‘提示取消审批’邮件的同时,文件移动到临时文件箱里。

* ‘取消审批’ 详细页面

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