Docswave信息

Docswave常见问题解答(FAQ)

faq_cn2
docswave
Written by docswave

如果在考虑引进Docswave或有疑问请阅读这个帖子。我们以疑问比较多的问题为主整理了一下,希望通过这个帖子能解决对Docswave的疑问!

FAQ 0. 不要删除Docswave的代表账户!

-生成Docswave组织就会在代表账户的Google Drive里自动创建一个Docswave专用的文件夹。这个文件夹跟Dcoswave组织里使用的所有数据有密切的关系。所以删除代表账户的话,会跟Docswave联动着的所有的信息数据也会被删掉,导致不能继续使用Docswave的情况。千万不要删除代表账户!

FAQ 1. 要使用Docswave一定要有Google(Gmail/GoogleApps)的账号吗?

-是的。Docswave是应用Google文件工具的在线审批服务。用户要用Google文件来起草,用Gmail来通知审批请求。

写完的文件和附件自动会储存到GoogleDrive。

所以只有Google帐户能使用Docswave。

但是也可以使用其他邮件帐号的方法。请查看下面链接“不用Gmail使用Docswave的方法”。

FAQ 2. 有试用版本吗?

-Docswave在免费版/有偿版都提供着演示版Docswave组织。

您也可试试生成组织体验一下起草以及审批等功能后再决定引进此服务。(申请参加演示版

尝试完之后想引进此服务,请您用另一个代表账户来开始新的Docswave。(请参考FAQ3)

FAQ 3. 代表账户的邮件账户可以是一般的用户吗?之后还能修改代表账户吗?

-Docswave内生成的所有文件和数据都会归属到Docswave的代表账户。所以以防持有代表用户的成员退职或删除账户,请使用另外的管理账户。

举例) docswaveadmin@mycompany.com / contact@mycompany.com

-由于现在的技术问题和谷歌政策不能修改代表账户。如果发生不得不修改的情况,请您再次生成Docwave组织。您可以删除或者留下之前使用的Docswave组织。如果得删除的话,请通过组织管理菜单删除。

 

FAQ 4. 可以修改生成组织是输入的信息吗?

-可以修改。登录Docswave后,到“管理员>组织管理菜单”修改信息即可。

*可修改项目:‘组织名’,‘URL’,‘组织标志’,‘默认使用语言’,‘默认国家’,‘国家时间’,‘收邮件语言’,‘文件标题规则’等。修改方法请参考“使用指南(组织管理指南)”。

FAQ 5. Docswave内使用的文件和附件储存到哪里?附件大小有限制吗?

-被使用的文件和附件储存到生成Docswave组织的代表账户的GoogleDrive(Docswave专用文件夹)里。

在PC附加文件时,最大上载到100mb。通过GoogleDrive附加文件时即使没有大小限制,需要考虑代表账户GoogleDrive的剩余容量。

FAQ 6. 在谷歌云端硬盘储存的数据会多大的空间呢?怎么增加储存空间?

-在Docswave生成的文件只影响代表账户的储存空间,由于普通组织员只是被共享的状态即不影响普通组织员的谷歌云端硬盘空间。并谷歌的政策上表示一个文件不能超过50MB,但是谷歌文件本身容量也不大。

如果代表账户的储存空间快要满的时候,您可以在购买额外的储存空间(购买云端硬盘空间的网页)。

FAQ 7. 可以删除代表账户的GoogleDrive内生成的“Docswave文件夹”吗?

绝对不可以删除。如果删除GoogleDrive内生成的文件夹时,在Docswave不能做跟起草文件相关的所有工作。(查看详细内容)

FAQ 8.  Docswave的安全性怎么样?没有流出信息的危险吗?

-储存在代表账户GoogleDrive的文件只与有权限的用户共享。有权限的用户是指有关于审批文件的包含在审批流程上的用户。如果没有权限,即使是同一个组织里的成员也不能阅览(除非管理员)。所以绝对不会发生往外流出文件的情况,甚至Docswave运行部也不能阅览用户的文件。(请参考Docswave安全性帖子)

FAQ 9. 能不能跟Docswave连接使用已在使用的域名呢?

– 如果想把已在使用的域名和Docswave URL连接使用的话,要通过购买域名的企业处理。

* 进入托管网站,找“域名管理菜单”之后把已生成的Docswave URL(例:www.docswave.com/mycompany)转递到想使用的域名上(例:docswave.mycompany.com)即可。

FAQ 10. Docswave可以跟谷歌日历联动使用吗?

-使用高端服务版可以跟Docswave和谷歌日历联动使用。比如,起草人申请的休假最终审批之后会自动登录到日历上,并共享于所有组织员。

FAQ 11. 用户数有限制吗?

-Docswave不限制用户数。并用一个账户可以生成多个Docswave组织。

FAQ 12. 可以在手机和平板电脑上使用吗?

– Dcoswave在提供者移动版网站。可以在手机网页上进行审批。并可以使用组织员信息菜单和共同通讯录功能。(查看Docswave移动版网站指南)

FAQ 13. 可以把论坛设置为特定部门专用的吗?

-在Docswave免费版的论坛面向所有组织员,但是高端服务版可以按部门或者指定人使用论坛。在管理员菜单设置使用。

FAQ 14. 有没有不按顺序,直接多个人审批的功能呢?

– 该功能叫“协议”,两个以上的多个人在同一审批线上都审批完之后进行下一个审批。

FAQ 15. 修改文件题目之后审批的文件仍然之前的题目!

– 是不是您修改的是Google Docs的题目?Docswave文件的题目是要在[申请]下面的“审批流程棒(bar)”的“文件题目”上修改。(修改不了文件题目时怎么办?

FAQ 16. 免费版和高端服务版的区别是什么?

Docswave有免费版和高端服务版,如果您利用高端服务版的话可以利用更多高端功能,并能保障服务的质量。在下面链接可以查看使用高端服务的理由。

查看免费版和高端服务版的区别

This post is also available in: 韩语 英语 日语 繁体中文

About the author

docswave

docswave