管理員使用方法

管理員版簡單指南

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Docswave Team
Written by Docswave Team

為Docswave管理員的簡單實用指南。管理員可以通過管理員菜單簡單設置Docswave。

*關於管理員權限的指南

– Docswave 管理員分類 : 文件管理員 / 普通管理員

– 文件管理員 : 跟代表賬戶壹樣可以使用管理者的所有功能。可以使用‘全部文件箱’,還可以刪除文件。

– 普通管理員 : 可以使用‘全部文件箱’以外的所有管理員功能。

▶ 進入管理員菜單

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1. 組織管理

管理員可以通過組織管理菜單設置默認組織信息。

組織信息項目: ‘組織名’ ‘URL’ ‘組織標示’ ‘默認使用語言’ ‘默認國家’ ‘國家時間帶’ ‘郵箱收信語言’

詳細了解組織管理

2. 職位/職務管理

可以直接使用Docswave提供的普遍的職位/職務名稱,也可以由管理員修改或添加適合於自己組織的職位以及職務。

如果,引進Docswave之前試用的時候,可以直接使用Docswave提供的職位職務,免得設置職位職務。

詳細了解職位/職務管理

3. 組織圖/組織員管理

文件管理員通過組織圖/組織員菜單設置組織圖,添加組織員。

組織員可以從Google Contact或上傳Excel壹律登陸,也可以壹個壹個添加。

普通管理員可以添加組織員,但是不能給文件管理員的權限。並不能修改或刪除文件管理員的信息。

了解組織圖/組織員管理

4. 全部文件箱

代表賬戶和文件管理員可以通過全部文件箱閱覽所有文件。

而且刪除進行中的文件,退還文件,最終審批文件等。

但是,普通管理員不能接近全部文件箱。

詳細了解全部文件箱

5. 文件格式

管理員可以通過文件格式菜單登陸組織員使用的共同文件格式。

可以管理員親自登陸,也可以復制Docswave提供的‘提供格式’登陸多樣的文件格式。

(* Docswave給用戶免費提供著多樣的文件格式。文件登陸到Docswave需要5分鐘的時間。)

詳細了解文件格式

6. 共同流程

通過此菜單管理員可以設置‘共同流程’。

在‘共同流程’可以指定審批人(可設置審批順序),收信人,觀察人 等。

組織員利用管理員設置的共同流程方便起草文件。

詳細了解共同流程

7. 標簽管理

如果管理員先輸入好常用的網址,組織員會方便移動到該網頁。

可以看作是共享組織內經常使用網頁的功能。

詳細了解標簽管理

8. 設置論壇

管理員可以設置管理所有論壇。

(1) 首次使用提供 ‘公告論壇’和‘自由論壇’。

(2) ‘公告論壇’上上傳帖子時,會給所有組織員發郵件。

(3) 可以按照組織的情況再生成論壇。

* 但是,論壇只能再添加3個。(包括公告論壇、自由論壇最多能利用5個論壇)

詳細了解設置論壇

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