普通成員使用方法

設置共同通訊錄

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Docswave可以使用‘共同通訊錄’登錄交易處、顧客、外部關系人的信息,方便管理他們。

而且利用已登錄的外部關系人的郵址可以在審批文件上添加‘外部收件人’。(審批線上添加外部收件人

當最終審批完成後,外部收件人會收到提示郵件。

**慘考事項

  • 其他組織員也可以查看我來登錄的外部關系人信息,並都可以在審批文件上添加為外部收件人。
  • 所有管理員能夠修改/刪除所有共同通訊錄信息。

▶ 進入共同通訊錄

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1. 共同通訊錄目錄

可以查看組織員登錄的所有外部關系人。

*按 ‘MY’鍵,只表示我登錄的通訊錄。

2. 共同通訊錄 管理群

按‘管理群’鍵會出現’Group management ‘窗。

a) 輸入群名,按+鍵就可以登陸。

b) 按修改圖是就可以修改群名。

c) 按垃圾箱圖示就可以刪除群。

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3. 添加共同通訊錄

利用Add Contacts(添加通訊錄)鍵或者 Google Contacts 鍵添加共同通訊錄。

*利用Add Contacts(添加通訊錄)添加 (直接添加)

a) 輸入群、姓名、組織名、職位/職務等外部關系人的信息。

*郵箱是必須填寫的項目。可以插入外部關系人的相片。

b) 輸入完所有內容之後,按‘OK’鍵。

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*利用Google Contacts 添加信息

a) 按Google Contacts 鍵之後選擇用戶。

※ 用Google Contacts添加的詳細信息(群、姓名、職位/職務、組織名等)要分別輸入。

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4. 修改共同通訊錄

選擇要修改通訊錄的外部關系人。*不能修改其他人登錄的通訊錄。(管理員可以修改)

a) 修改內容之後按OK鍵。

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5. 刪除共同通訊錄

要刪除通訊錄,現選擇通訊錄之後按‘Delete’鍵。

*不能刪除別人登錄的通訊錄。(管理員可以修改)

6. 多數通訊錄變更群

選擇通訊錄之後,按 ‘Modify group‘鍵完成變更。

7. 推薦Docswave

可以給協助出,交易處或顧客推薦Docswave。選擇通訊錄之後按’Recommend Docswave(推薦Docswave)’ 鍵就會發送推薦郵件。

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