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起草文件指南

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Docswave Team
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工作流的開始是淒慘文件。用戶通過<起草文件>菜單開始起草文件。利用管理員壹登錄的文件格式起草文件,並設置工作流。

文件申請審批看就會按照審批線順序進行審批的。完成最終審批後會給起草人發送提示郵件,並可以在Docswave Workflow文件查看。

* 審批完的文件和附件會自動儲存在GoogleDrive裏。

進入起草文件菜單

格式類目和文件格式

進入’起草文件‘ 菜單可以選擇文件格式。

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(1) ‘最近使用文件

                – ‘最近起草文件’ : 可以查看最近起草的文件和最終審批完的文件目錄。選擇目錄上的文件可以修改文件。

– ‘最近起草格式’ : 可以查看最近起草的文件,選擇就可以修改內容。

(2) ‘常用的格式‘ : 選擇格式標題前面的星就可以查看。

(3) ‘共同格式‘ : 所有員工能使用的格式。管理員之前登錄好格式就所有員工都可以使用。但是只有管理員能登錄共同格式。

– 登錄文件格式 (參考管理員指南)

(4) ‘自由起草‘ : 上傳谷歌網盤上登錄的Google文件,或可以自己設置格式使用。

(5) ‘我的格式‘ : 不是管理員的我登錄的格式。只有我自己使用的‘個人’文件格式。

起草文件

在文件格式目錄中選擇要起草的文件格式就出來下面壹樣的頁面。

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(1) ‘起草文件‘  :  選擇時可以起草文件。

(2) 如果不另外輸入文件標題的話,會以‘默認標題(組織名-格式-聲稱日期-序號)’儲存。

(3) 審批流: 審批人和協助人事決權人。通過組織圖選擇審批人。

–  修改權限:  流程上輸入的決權人當中有‘修改權限’的人可以在審批過程當中修改文件。

(4) 收件人 :

–  內部收件人 : 可以組織圖選擇的,最終審批完之後內部收件人也可以查看。

–  外部收件人 : 不包含在組織圖的人,可以在共同通訊錄上選擇。

(5) 觀察人 : 可以了解工作流的所有進行情況人,觀察人只能查看不能審批/退換。

(6) 附件 : 可以從PC和GoogleDrive中選擇附件。

(7) 相關文件 : 起草的所有文件可以設置為相關文件。

(8) 意見 : 可以通過文件上留下意見互相溝通。留下意見會給包含在流程上的組織員發送提示郵件。

※ 審批線上的審批人可以指定用戶留下意見。輸入@後選擇審批人。

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(9) 復制審批線 : 可以復制管理員登錄的共同流程,也可以自己設置流程。

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a) 共同流程中選壹個之後按OK鍵。
b) 按’自己添加’鍵可以添加我的工作流程。

Picture11 推薦功能!!  “在谷歌網盤上編制"

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“在Google Drive方便編制(推薦)”可以方便編制文件。

通過這個鍵移動到谷歌網盤之後,可以使用插入圖片等多樣的功能起草文件。

在谷歌網盤寫作會同時儲存到Docswave起草頁面。

取消審批起草文件

起草人可以當第壹審批人審批之前取消文件審批請求。

按’Cancelled the request’鍵就給審批人發送‘提示取消審批’郵件的同時,文件移動到臨時文件箱裏。

* ‘取消審批’ 詳細頁面

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