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Docswave常見問題解答(FAQ)

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Written by docswave

如果在考慮引進Docswave或有疑問請閱讀這個帖子。我們以疑問比較多的問題為主整理了壹下,希望通過這個帖子能解決對Docswave的疑問!

 

FAQ 0. 不要刪除Docswave的代表帳護!

-生成Docswave組織就會在代表帳護的Google Drive裏自動創建壹個Docswave專用的文件夾。這個文件夾跟Dcoswave組織裏使用的所有數據有密切的關系。所以刪除代表帳護的話,會跟Docswave聯動著的所有的信息數據也會被刪掉,導致不能繼續使用Docswave的情況。千萬不要刪除代表帳護!

 

FAQ 1. 要使用Docswave壹定要有Google(Gmail/GoogleApps)的賬號嗎?

-是的。Docswave是應用Google文件工具的在線審批服務。用戶要用Google文件來起草,用Gmail來通知審批請求。

寫完的文件和附件自動會儲存到GoogleDrive。

所以只有Google帳戶能使用Docswave。

但是也可以使用其他郵件帳號的方法。請查看下面鏈接“不用Gmail使用Docswave的方法”。

 

FAQ 2. 有試用版本嗎?

-Docswave在免費版/有償版都提供著演示版Docswave組織。

您也可試試生成組織體驗壹下起草以及審批等功能後再抉定引進此服務。(申請慘加演示版

嘗試完之後想引進此服務,請您用另壹個代表賬戶來開始新的Docswave。(請參考FAQ3)

 

FAQ 3. 代表賬戶的郵件賬戶可以是壹般的用戶嗎?之後還能修改代表賬戶嗎?

-Docswave內生成的所有文件和數據都會歸屬到Docswave的代表賬戶。所以以防持有代表用戶的成員退職或刪除賬戶,請使用另外的管理賬戶。

舉例) docswaveadmin@mycompany.com / contact@mycompany.com

-由於現在的技術問題和谷歌政策不能修改代表賬戶。如果發生不得不修改的情況,請您再次生成Docwave組織。您可以刪除或者留下之前使用的Docswave組織。如果得刪除的話,請通過組織管理菜單刪除。

 

FAQ 4. 可以修改生成組織是輸入的信息嗎?

-可以修改。登錄Docswave後,到“管理員>組織管理菜單”修改信息即可。

*可修改項目:‘組織名’,‘URL’,‘組織標誌’,‘默認使用語言’,‘默認國家’,‘國家時間’,‘收郵件語言’,‘文件標題規則’等。修改方法請參考“使用指南(組織管理指南)”。

 

FAQ 5. Docswave內使用的文件和附件儲存到哪裏?附件大小有限制嗎?

-被使用的文件和附件儲存到生成Docswave組織的代表賬戶的GoogleDrive(Docswave專用文件夾)裏。

在PC附加文件時,最大上載到100mb。通過GoogleDrive附加文件時即使沒有大小限制,需要考慮代表賬戶GoogleDrive的剩余容量。

 

FAQ 6. 在谷歌雲端硬盤儲存的數據會多大的空間呢?怎麽增加儲存空間?

-在Docswave生成的文件只影響代表賬戶的儲存空間,由於普通組織員只是被共享的狀態即不影響普通組織員的谷歌雲端硬盤空間。並谷歌的政策上表示壹個文件不能超過50MB,但是谷歌文件本身容量也不大。

如果代表賬戶的儲存空間快要滿的時候,您可以在購買額外的儲存空間(購買雲端硬盤空間的網頁)。

 

FAQ 7. 可以刪除代表賬戶的GoogleDrive內生成的“Docswave文件夾”嗎?

-絕對不可以刪除。如果刪除GoogleDrive內生成的文件夾時,在Docswave不能做跟起草文件相關的所有工作。(查看詳細內容)

 

FAQ 8. Docswave的安全性怎麽樣?沒有流出信息的危險嗎?

-儲存在代表賬戶GoogleDrive的文件只與有權限的用戶共享。有權限的用戶是指有關於審批文件的包含在審批流程上的用戶。如果沒有權限,即使是同壹個組織裏的成員也不能閱覽(除非管理員)。所以絕對不會發生往外流出文件的情況,甚至Docswave運行部也不能閱覽用戶的文件。(請參考Docswave安全性帖子)

 

FAQ 9. 能不能跟Docswave連接使用已在使用的域名呢?

– 如果想把已在使用的域名和Docswave URL連接使用的話,要通過購買域名的企業處理。

* 進入托管網站,找“域名管理菜單”之後把已生成的Docswave URL(例:www.docswave.com/mycompany)轉遞到想使用的域名上(例:docswave.mycompany.com)即可。

 

FAQ 10. Docswave可以跟谷歌日歷聯動使用嗎?

-使用高端服務版可以跟Docswave和谷歌日歷聯動使用。比如,起草人申請的休假最終審批之後會自動登錄到日歷上,並共享於所有組織員。

 

FAQ 11. 用戶數有限制嗎?

-Docswave不限制用戶數。並用壹個賬戶可以生成多個Docswave組織。

 

FAQ 12. 可以在手機和平板電腦上使用嗎?

– Dcoswave在提供者移動版網站。可以在手機網頁上進行審批。並可以使用組織員信息菜單和共同通訊錄功能。(查看Docswave移動版網站指南)

 

FAQ 13. 可以把論壇設置為特定部門專用的嗎?

-在Docswave免費版的論壇面向所有組織員,但是高端服務版可以按部門或者指定人使用論壇。在管理員菜單設置使用。

 

FAQ 14. 有沒有不按順序,直接多個人審批的功能呢?

– 該功能叫“協議”,兩個以上的多個人在同壹審批線上都審批完之後進行下壹個審批。

 

FAQ 15. 修改文件題目之後審批的文件仍然之前的題目!

– 是不是您修改的是Google Docs的題目?Docswave文件的題目是要在[申請]下面的“審批流程棒(bar)”的“文件題目”上修改。(修改不了文件題目時怎麽辦?

FAQ 16. 免費版和高端服務版的區別是什麽?

Docswave有免費版和高端服務版,如果您利用高端服務版的話可以利用更多高端功能,並能保障服務的質量。在下面鏈接可以查看使用高端服務的理由。

查看免費版和高端服務版的區別

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